Nachdem wir in unseren letzten Posts zur E-Rechnung auf die Begriffsklärung, Pflichten und den Versand eingegangen sind, wollen wir endlich zur Praxis kommen: Welche Daten benötige ich zum Erstellen einer XRechnung? 💡
Unter anderem werden folgende wichtige Felder in der XRechnung abgebildet:
✔ Rechnungsnummer
✔ Rechnungsdatum
✔ Bestellreferenz
✔ Fälligkeitsdatum
✔ Lieferdatum
Speziell für den aktuellen Haupteinsatzzweck, der #Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland, wie Bund, Länder und Kommunen, gibt es die sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Adressierung des Rechnungsempfängers. Diese Leitweg-ID muss im Feld Käuferreferenz angegeben werden. 🏁
Des Weiteren gibt es noch Definitionen für:
✔ Daten zum Verkäufer
✔ Angaben zum Käufer
✔ Zahlungsmodalitäten
✔ Rechnungspositionen mit teilweise speziell definierten Feldern zur genauen Beschreibung der einzelnen Posten
✔ Referenzen zu Dokumenten, wie Verträgen, Preislisten, oder sonstigen Anhängen
Eine umfangreiche Liste mit Definitionen finden Sie auf der Seite der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT): https://www.xoev.de
Um dem Ganzen Herr zu werden, ist eine Unterstützung der XRechnungsfelder im ERP-System unumgänglich. 💻
Dies beinhaltet wichtige Funktionen, wie:
◼ Felder können in Stammdaten (Kunde/Projekt) hinterlegt werden.
◼ Beim Erstellen der Rechnung werden die Daten automatisch aus den Stammdaten übernommen, sodass man sich diese nicht jedes Mal erneut heraussuchen muss.
◼ Das Wichtigste: Eine Funktion zum Erzeugen einer XRechnung. Da es sich um ein strukturiertes Dateiformat mit komplexen Definitionen handelt, ist das Erstellen von Hand, auch mit Fachwissen, praktisch unmöglich.
◼ Automatische Zuordnung der im System gepflegten Felder in die jeweiligen Felder der XRechnung.
◼ Definition, welcher Kunde seine Rechnung in welchem Format benötigt.
◼ Übertragungsweg: Wie soll die Rechnung zum Kunden übertragen werden? Vor allem öffentliche Auftraggeber, aber auch größere Firmen haben spezielle Portale für das Einreichen von Rechnungen. Wenn man dies schon direkt aus der Rechnung heraus einsehen kann, spart man sich viel Zeit.
Schlussendlich kann man sagen, sobald man häufiger XRechnungen erstellen muss, sollte man sich um eine gute Softwareunterstützung kümmern, die möglichst in das bestehende ERP-System integriert ist.
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