Liquiditätsplanung Architekten – Leitfaden für Architekturbüros

Architekturbüros sind kreativ, präzise und oft sehr geduldig. Geduldig vor allem mit Geldflüssen. Zwischen erster Skizze, Modellbau, Visualisierung, Genehmigungen und der tatsächlichen Zahlung durch den Bauherrn liegen nicht selten Monate. Wer dann die Vorleistungen nicht sauber im Blick hat, riskiert Engpässe, obwohl die Auftragslage gut ist. Genau hier hilft eine strukturierte Liquiditätsplanung, idealerweise integriert in ein ERP-System, das alle Daten ohnehin kennt.

Warum Liquidität in Architekturbüros besonders anspruchsvoll ist

Die Leistungserbringung erfolgt in Phasen, die Zahlungen aber kommen etappenweise oder nach Abnahmen. Hinzu kommen:

• Vorfinanzierungen für Modelle, Visualisierungen, Wettbewerbe, Vermessung, Gutachten und Fachplaner

• Lange Zahlungsziele bei öffentlichen Auftraggebern oder großen Bauherren

• Verschiebungen durch Genehmigungsprozesse, Bürgerbeteiligungen, Kostenprüfungen

• Nachträge, Teilleistungen und gestaffelte Abschlagsrechnungen

• Wiederkehrende Fixkosten wie Miete, Software, Versicherungen, Fahrzeuge, Büroinfrastruktur

Die Folge sind Zeiträume, in denen die Ausgaben deutlich vor den Einnahmen liegen. Ein stabiles Auftragsbuch schützt nicht vor einem negativen Kontostand, wenn die Zahlungsströme falsch getaktet sind. Wer hier mit einer belastbaren Liquiditätsplanung arbeitet, hat einen deutlichen Vorteil: Klarheit über den virtuellen Kontostand heute, morgen und übernächsten Monat.

Was Liquiditätsplanung für Architekten im ERP wirklich leisten muss

Ein gutes ERP-Modul zur Liquiditätsplanung bildet nicht nur Zahlen ab. Es unterstützt Entscheidungen und schafft Transparenz ohne Mehrarbeit. Entscheidend sind die folgenden Funktionen.

Virtueller Kontostand auf Knopfdruck

• Zusammenführung aller geplanten Ein- und Auszahlungen nach Fälligkeit

• Einbezug offener Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen und Daueraufträge

• Projektsicht, Abteilungssicht und Gesamtsicht in einem System

So sehen Geschäftsführung, Projektleitung und Buchhaltung sofort, wie sich der Kontostand über die nächsten Wochen und Monate voraussichtlich entwickelt. Und zwar ohne manuelles Kopieren in Tabellen.

Farbliche Hervorhebungen machen Risiken sichtbar

Die beste Liste nützt wenig, wenn das Auge nicht geführt wird. Farbige Markierungen unterstützen schnelle Entscheidungen:

• Rot: überfällige Rechnungen und kritische Bestellungen

• Gelb: fällige Posten in den nächsten Tagen

• Grün: geplante Einnahmen, die Zahlungsfähigkeit stärken

• Blau oder Grau: Dauerrechnungen, die regelmäßig abfließen

Diese Optik lässt sich im Idealfall anpassen, etwa mit Schwellenwerten für Warnungen oder projektbezogenen Filtern.

Wiederkehrende Zahlungen im Griff

Miete, Lizenzen, Wartung, Versicherungen, Leasing, Telefonie. All das sind verlässliche Posten, die jeden Monat am selben Tag anfallen. Das Modul sollte:

• Dauerrechnungen zentral verwalten

• Indexierungen oder Staffelungen berücksichtigen

• Einmalige Abweichungen zulassen, etwa bei temporären Anpassungen

So verschwinden keine Fixkosten aus dem Blick und die Monatsplanung bleibt realistisch.

Automatische Datenbasis und klare Trennung von Ist und Plan

Ein sauberer Liquiditätsplan entsteht nicht in Excel, sondern direkt aus den Prozessen:

• Ableitung aus im ERP erfassten Kundenrechnungen und Bestellungen

• Klare Kennzeichnung von Ist-Werten, die bereits gebucht sind

• Separate Spalten und Sichten für Plan-Werte, die noch nicht fällig oder bezahlt sind

• Tägliche oder sofortige Aktualisierung bei Änderungen

Die Trennung von Ist und Plan verhindert Scheingenauigkeit. Gleichzeitig zeigt sie, wie robust der Cashflow im jeweiligen Monat wirklich ist.

Steuerung, Nachverfolgung und schnelle Korrekturen

Realität schlägt Plan. Deshalb braucht es Werkzeuge, um auf Abweichungen zu reagieren:

• Anpassung von Fälligkeiten, wenn Kunden um Verschiebung bitten oder Lieferanten später liefern

• Direktes Springen aus dem Liquiditätseintrag zur zugrundeliegenden Kunden- oder Lieferantenrechnung

• Notizen und Statusinformationen pro Posten, etwa verhandelte Skonti oder Mahnstufen

So werden Entscheidungen dokumentiert und sind für das Team nachvollziehbar.

Export und Individualisierung

Nicht jeder arbeitet täglich im ERP. Ein praktikabler Arbeitsablauf umfasst:

• Export des vollständigen Liquiditätsplans als Excel-Datei

• Eigene Ansichten für Projekte, Abteilungen, Kostenstellen oder Mandanten

• Freigabe definierter Sichten an andere Mitarbeitende mit passenden Rechten

Die Finanzleitung kann etwa eine Monatsvorschau pro Projektleitung teilen, ohne sensible Gesamtdaten zu öffnen.

Sofort loslegen

Anwendung auf typische Architekturprojekte

Die Besonderheiten eines Bauprojekts verlangen eine mittel- bis langfristige Sicht. Das ERP hilft, wenn es an die Praxis angepasst wird.

• Vorfinanzierungskosten einplanen: Visualisierungen, Modelle, externe Gutachten, Wettbewerbsbeiträge

• Zahlungsbedingungen abbilden: wann stellt das Büro eine Abschlagsrechnung, wann zahlt der Bauherr, welche Skonti gibt es

• Lieferantenkonditionen berücksichtigen: 14 Tage netto, 30 Tage netto, Abschläge, Anzahlungen

• Phasenabhängige Ausgaben: mehr Aufwand in Wettbewerbs- und Entwurfsphasen, geringere Ausgaben in ruhigen Genehmigungsphasen, dann wieder höher in Ausführungsplanung und Bauüberwachung

• Szenarien bauen: Verzögerung um 30 Tage, Anstieg der Dauerrechnungen um 5 Prozent, zusätzliche Visualisierungen für Marketing

  
  

Beispielhafte Zeitleiste für einen mittelgroßen Auftrag

Die folgende Tabelle zeigt eine verdichtete Vorschau für sechs Monate. Werte sind illustrativ.

Monat	Ist-Einnahmen	Ist-Ausgaben	Plan-Einnahmen	Plan-Ausgaben	Netto Monat	Prognose Kontostand
M1	120.000	145.000	0	20.000	-45.000	260.000
M2	80.000	110.000	40.000	15.000	-5.000	255.000
M3	60.000	95.000	130.000	25.000	70.000	325.000
M4	30.000	105.000	160.000	15.000	70.000	395.000
M5	20.000	120.000	90.000	20.000	-30.000	365.000
M6	50.000	100.000	120.000	30.000	40.000	405.000

Interpretation:

• In M1 und M2 drücken Vorleistungen den Cashflow, obwohl die Leistungserbringung planmäßig läuft.

• Ab M3 stabilisieren Abschläge die Liquidität.

• In M5 wird eine größere Ausgabespitze sichtbar, die in der Planung bereits eingerechnet ist.

Mit solchen Tabellen bekommen Projekt- und Geschäftsleitung ein gemeinsames Bild und können früh gegensteuern.

Szenarien: Verzögerte Zahlung und steigende Dauerrechnungen

Szenario A: Der Bauherr begleicht eine 160.000 Euro Abschlagsrechnung 30 Tage später.

• Wirkung: Verschiebung eines großen Eintrags von M4 nach M5

• Mögliche Gegenmaßnahmen:

  • Skontoangebote an Lieferanten nutzen und Fristen optimieren

  • Kurzfristige Kreditlinie nutzen, sofern verfügbar

  • Interne Ausgaben, die nicht kritisch sind, um wenige Wochen schieben

  • Aktive Kommunikation mit dem Bauherrn und optional Teilzahlung vereinbaren

Szenario B: Miete und Softwarelizenzen steigen ab Q3 um 8 Prozent.

• Wirkung: Dauerrechnungen erhöhen sich dauerhaft

• Mögliche Maßnahmen:

  • Proaktive Preisanpassung bei wiederkehrenden Kunden prüfen

  • Interne Effizienzpotenziale heben, etwa durch Bündeln von Lizenzen

  • Reservepolster für Fixkosten um einen Monatswert erhöhen

Das ERP-Modul sollte beide Szenarien als alternative Planversionen speichern, damit man nicht über einer einzigen Excel-Variante brütet.

Vorgehensmodell für die Einführung im Büro

1. Ausgangslage klären

   • Welche Daten liegen bereits strukturiert im ERP vor

   • Wie werden Rechnungen, Abschläge, Bestellungen derzeit erfasst

   • Welche Bankkonten, Kreditlinien und Sicherheiten existieren

2. Datenqualität absichern

   • Pflichtfelder für Fälligkeiten, Zahlungsziele, Kostenstelle, Projekt

   • Standardisierte Bezeichnungen für Dauerrechnungen und Abos

   • Einheitliche Kreditoren- und Debitorenstammdaten

3. Sichten definieren

   • Geschäftsführung: Gesamtcashflow, Warnschwellen, Szenarien

   • Projektleitung: projektbezogene Ein- und Auszahlungen, Bestellungen

   • Buchhaltung: Mahnwesen, Skontofristen, Kontenabgleich

4. Warnlogik festlegen

   • Ampelfarben, Schwellen pro Zeitraum

   • Automatische E-Mails oder Aufgaben bei drohenden Engpässen

   • Regeln für Fälligkeitsverschiebungen mit Dokumentationspflicht

5. Schulung und Pilot

   • Ein Pilotprojekt im Modul abbilden

   • Lessons learned in Richtlinien gießen

   • Rollout auf alle Projekte

6. Regelmäßige Steuerung

   • Wöchentliche Kurzreview in 15 Minuten

   • Monatlicher Forecast inklusive Szenarien

   • Quartalsweise Anpassung der Dauerrechnungen und Budgets

Kennzahlen, die im Alltag helfen

• Liquiditätsreichweite in Tagen: vorhandener Bestand geteilt durch durchschnittliche Tagesausgaben

• DSO für Architektenrechnungen: durchschnittliche Tage bis Zahlungseingang

• Anteil überfälliger Posten in Prozent des offenen Volumens

• Verhältnis Plan zu Ist je Monat: wie realistisch ist die Prognose

• Anteil wiederkehrender Fixkosten am Monatsgesamtaufwand

• Vorfinanzierungsquote je Projekt: Ausgaben bis zur ersten Abschlagszahlung

Aus diesen Kennzahlen lassen sich Regeln ableiten. Beispiel: Wenn die Liquiditätsreichweite unter 45 Tage fällt, werden neue Bestellungen über 20.000 Euro erst nach Freigabe getätigt.

Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Verwaltung

Liquide bleibt, wer Zahlen gemeinsam verantwortet. Gute Praxis:

• Projektleitung pflegt realistische Terminierungen für Abschlagsrechnungen

• Verwaltung erfasst Lieferantenrechnungen tagesaktuell und sichert Fälligkeiten

• Mahnwesen startet früh, aber freundlich, mit Ankündigung per E-Mail und Telefon

• Entscheidung über Fälligkeitsverschiebungen dokumentieren, inklusive Begründung

• Regeltermin: 15 Minuten pro Woche mit Blick auf die kommenden 30 und 60 Tage

Diese Routinen schaffen Ruhe im Tagesgeschäft und vermeiden Überraschungen.

Best Practices und häufige Stolpersteine

Bewährte Praktiken:

• Reserve definieren: mindestens ein Monatsaufwand auf dem Hauptkonto

• Abschlagslogik prüfen: lieber häufiger kleiner, statt selten groß

• Lieferantenkonditionen verhandeln: Skonti nutzen, Zahlungsziele angleichen

• Wiederkehrende Ausgaben bündeln und jährlich neu bewerten

• Automatische Mahnstufen mit persönlicher Ansprache kombinieren

Typische Fehler:

• Nur auf den Kontostand heute schauen, die nächsten 60 Tage ignorieren

• Planwerte ohne letzte Prüfung stehen lassen, obwohl Termine sich verschoben haben

• Dauerrechnungen in projektbezogene Listen mischen und damit vergessen

• Zu viele Excel-Varianten parallel führen, die vom ERP entkoppelt sind

• Farbmarkierungen ohne klare Bedeutung einsetzen

So unterstützt das ERP die Vorfinanzierung im Projekt

Ein kurzer Ablauf, der sich im Modul abbilden lässt:

• Projekt anlegen mit Phasen, Budgets und erwarteten Abschlägen

• Vorfinanzierungen erfassen: Modelle, Renderings, externe Planer, Wettbewerbsgebühren

• Lieferantenbestellungen mit Fälligkeiten und Zahlungszielen anlegen

• Abschlagsrechnungen terminiert einpflegen, inklusive Toleranzen

• Wöchentlicher Abruf des virtuellen Kontostands für das Projekt

• Frühwarnung bei Verschiebung einer großen Zahlung, automatische Aufgabe an die Projektleitung

• Bei Verzögerung: Fälligkeit im Plan verschieben, neues Szenario speichern

• Export der Projektsicht als Excel für Bauherrengespräch oder internes Lenkungsteam

Die Verbindung aus operativen Daten und Liquiditätsvorschau macht den Unterschied. Jede Buchung wirkt direkt in den Forecast hinein.

Visualisierung und Priorisierung mit Farben

Farbliche Hervorhebungen sind mehr als Kosmetik. Sie strukturieren das Handeln:

• Alle Einzahlungen über 50.000 Euro in kräftigem Grün, damit sie für Terminpflege priorisiert werden

• Überfällige Kundenzahlungen in Rot mit Hinweis auf Mahnstufe

• Große Auszahlungen in Gelb, wenn sie in den nächsten 7 Tagen anstehen

• Wiederkehrende Fixkosten in dezentem Grau, um den Blick auf variable Posten zu lenken

In Kombination mit Filtern ergeben sich klare Arbeitslisten, etwa alle roten Posten im nächsten Quartal für Projekt X.

Rollen und Verantwortlichkeiten

• Geschäftsführung: Festlegung der Schwellen, Freigabe größerer Bestellungen in Engpassphasen, Gespräche mit wichtigen Bauherren

• Kaufmännische Leitung: Qualität der Daten, Monatsforecast, Szenarien, Bankkontakte

• Projektleitung: Pflege der termingerechten Abschlagsrechnungen, Rücksprachen bei Verzögerungen, Status in wöchentlichen Meetings

• Buchhaltung: Mahnwesen, Skontosteuerung, korrekte Verbuchung von Dauerrechnungen, Datenpflege

Klare Rollen vermeiden Lücken in der Kette vom Angebot bis zur Zahlung.

Mini-Case: 35-köpfiges Büro mit zwei Großprojekten

Ausgangslage: Das Büro bearbeitet zwei Großprojekte mit je 2,5 Millionen Euro Honorarvolumen, mehrere kleinere Projekte laufen parallel. In den ersten Monaten müssen Modelle und Visualisierungen vorfinanziert werden, insgesamt rund 180.000 Euro in drei Monaten.

Vorgehen mit ERP-Liquiditätsplanung:

• Alle Bestellungen zu Modellen, Renderings und Fachplanern werden mit realen Fälligkeiten im System erfasst

• Abschlagsplan wird projektweise im ERP hinterlegt, Anzahlungen des Bauherrn werden angefragt

• Das Modul zeigt, dass im zweiten Monat ein potenzieller Negativsaldo droht

• Maßnahmenpaket:

  • Skontoabstimmung mit Modellbauern, 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen

  • Teilabschlag über 90.000 Euro vorziehen, Bauherr stimmt zu

  • Interne Beschaffung eines Teils der Hardware um vier Wochen schieben

Ergebnis: Kein Abruf der Kreditlinie nötig, obwohl der Vorlauf anspruchsvoll war. Die Projektsicht bleibt transparent, die wöchentliche 15-Minuten-Runde reicht für Steuerung und Priorisierung.

Schnellstart-Checkliste für Ihr Büro

• Fälligkeiten sind Pflichtfelder bei allen Rechnungen und Bestellungen

• Dauerrechnungen als eigene Kategorie mit Indexierung pflegen

• Ampellogik definieren, Schwellen für Rot, Gelb und Grün festlegen

• Wöchentliche Kurzreview der nächsten 60 Tage implementieren

• Projektspezifische Sichten für die Projektleitung freigeben

• Szenarienfunktion nutzen: Verzögerungen und Kostenanstiege durchspielen

• Monatliche DSO-Analyse und Maßnahmen im Mahnwesen ableiten

• Excel-Export für externe Termine nutzen, aber das ERP als Quelle beibehalten

Mit dieser Grundausstattung wird Liquidität planbar. Das Büro gewinnt Handlungsspielraum, Gespräche mit Bauherren und Lieferanten werden auf Basis klarer Zahlen geführt, und die kreative Arbeit bekommt die finanziellen Leitplanken, die sie verdient.

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