Projektcontrolling Architekten: ERP-Systeme für mehr Überblick

In Architekturbüros prallen Vision, Kreativität und technische Herausforderungen aufeinander – und genau an dieser Schnittstelle entscheidet sich, ob Bauprojekte termingerecht, im vorgesehenen Kostenrahmen und mit der gewünschten Qualität zum Ziel geführt werden. Hier setzt systematisches Projektcontrolling für Architekten an. Wer als Architekt oder Projektleiter den Überblick behalten will, braucht heute mehr als Papier und Bauchgefühl: Die Anforderungen sind vielschichtig, von komplexen HOAI-Phasen über detaillierte Kostenverfolgung bis hin zu rechtssicheren digitalen Arbeitsprozessen.

Oftmals laufen gleich mehrere Großprojekte parallel – jede Baustelle bringt ihre eigenen Dynamiken mit zahlreichen Beteiligten, knappen Deadlines und unterschiedlichsten Anforderungen mit. Projekte wachsen zusammen oder teilen sich auf, Partner und Nachunternehmen kommen hinzu, Bauherren haben individuelle Ansprüche und die Gesetzgebung fordert mittlerweile digitale Verarbeitungs- und Abrechnungsprozesse. Wer in diesem Geflecht Sicherheit und Transparenz will, braucht belastbare Strukturen und Werkzeuge. Genau hier entfalten ERP-Systeme ihre Stärken: Sie bieten zentrale Ablagen, intelligente Workflows, einheitliche Datenlogik und automatisiertes Controlling.

Warum ERP-Systeme das Rückgrat moderner Architekturbüros sind

Ein durchdachtes ERP-System integriert nicht nur Buchhaltung und Dokumentenmanagement, sondern fungiert als Nervenzentrum des gesamten Projektgeschäfts. Architektur- und Planungsbüros profitieren gleich in mehrfacher Hinsicht:

• Projekte werden von Anfang bis Ende durchgängig abgebildet – von der ersten Kontaktaufnahme über Vorentwurfs-, Planungs- und Genehmigungsphasen bis zur Schlussabrechnung.

• Ressourcen (Personal, externe Dienstleister, Material) lassen sich effizient koordinieren, Doppelarbeiten werden vermieden.

• Die bereichsübergreifende Transparenz ermöglicht durch die Betrachtung spezifischer Kennzahlen, auftretende Probleme oder Budgetabweichungen unmittelbar sichtbar zu machen.

Mit aktuellen Informationen über Kostenstände, Auslastung und Termine auf einen Blick entfalten sich neue Möglichkeiten – auch unternehmensweit im Multiprojektmanagement. Eine fundierte Entscheidungsbasis wird zur Selbstverständlichkeit.

ERP-Lösungen zeigen besonders dann ihre Kraft, wenn viele parallele Prozesse laufen: Zeiterfassung, Rechnungsstellung und vieles mehr. Die einheitliche Datenbasis macht Schluss mit Insellösungen, wie sie oft bei Excel-Listen, separaten Tools und E-Mail-Drifts entstehen.

Die perfekte Abbildung der HOAI – Maßgeschneiderte Projektstrukturen

Die HOAI mit ihren neun Leistungsphasen definiert die Grundstruktur zahlloser Architekturprojekte in Deutschland. Mit einem modernen ERP-System lassen sich diese Phasen nicht nur flexibel abbilden, sondern auch mit individuellen Anforderungen kombinieren. Das Ergebnis ist ein auf die spezifische Arbeitsweise des Büros ausgerichteter Projektbaum:

• Projekte gliedern sich in Phasen, Tätigkeitsgruppen und Sonderaufgaben.

• Wiederkehrende Projektmuster werden als Vorlagen gespeichert, was die Projektplanung verschlankt.

• Sonderleistungen, beispielsweise energetische Beratung oder Bauträgerkoordination, können jederzeit modular ergänzt werden.

Die notwendige Flexibilität bietet Raum für branchentypische Eigenheiten – etwa bei der Zahlungs- oder Ressourcenplanung. In der Praxis nutzen viele Büros aus dem ERP heraus direkt LPH-basierte Projektstrukturen, die durch das System mit Budget-, Personal- und Terminvorgaben hinterlegt werden. Änderungen in den Phasen, etwa durch Nachträge oder Änderungswünsche, sind umgehend erfassbar.

Jede Phase verfügt über eigene Kostenstellen, Zeiterfassungspunkte und Meilensteine, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Projekte enorm erhöht.

Beispiel: Projektstruktur im ERP-System Biquanda

Power-Funktionen moderner ERP-Controllingmodule

Architekten und Projektleiter stehen heute eine Vielzahl digitaler Werkzeuge zur Verfügung – die wahre Effizienzoffensive erfolgt jedoch erst, wenn diese Instrumente in einem ERP-System vernetzt werden. Herzstück ist das Controllingmodul, das folgende Kernfunktionen bereithält:

• Kalkulation und Planung: Von der Angebotsphase bis zur Schlussabrechnung werden alle Rechenschritte (Leistung, Kosten, Termine) dokumentiert und geplante mit realen Zahlen verglichen.

• Dashboards: Grafische Anzeigen machen Abweichungen von Planwerten für alle sichtbar. Ampelsysteme und Frühwarnmeldungen zeigen sofort Handlungsbedarf an.

• Kostenplanung für Personal und Material: Gerade die Verknüpfung von Stundenaufzeichnungen und Materialverbrauch lässt belastbare Zahlen entstehen. Auch externe Dienstleistungen sind sauber hinterlegt.

• Bestellungen und Rechnungen: Vom Leistungsverzeichnis bis zur Fakturierung landen alle Kosten- und Zahlungsdaten dort, wo sie hingehören: Im System – voll durchsuchbar und revisionssicher.

Ein leistungsstarkes Modul verwaltet sämtliche projektbezogenen Daten. Arbeitszeit, Reisekosten und viele mehr: Jede Zahl fließt an die richtige Stelle. So

entstehen automatisch transparente Budgets und Abrechnungen.

Typische Funktionen auf einen Blick

• Budgetierung: Budgetvorgaben für Projektphasen anlegen

• Zeiterfassung: Zeiten erfassen – mobil per App oder zentral am Arbeitsplatz

• Kosten-/Leistungsrechnung: Soll-Ist-Abgleich aller Aufwände

• Rechnungsstellung: Abschlags-/Schlussrechnungen aus Projekt-Workflow auslösen

• Dashboards und BI-Auswertungen: Visuelle Analyse und Detailauswertung

• Mobile Nutzung: Protokolle, Zeiterfassung und Belege direkt von unterwegs

Agilität heißt hier: Das gesamte Projektgeschäft lässt sich vom Entwurf bis zur Abrechnung in Echtzeit abbilden. Schnittstellen zu Buchhaltung, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement sorgen für einen nahtlosen Workflow.

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Datenanalyse und Reporting – vom Filter bis zur BI-Schnittstelle

Gerade in Projektumgebungen mit vielen Beteiligten, räumlicher Verteilung und anspruchsvollen Bauherren ist intelligentes Projektmanagement und Analyse gefragt. ERP-basierte Berichte und Dashboards ersparen die händische Zahlenakrobatik und liefern relevante Kennzahlen. Führungskräfte und Projektverantwortliche erhalten tagesaktuelle Reports, um beispielsweise

• Projekte nach Abteilung, Mitarbeiter oder Phase zu filtern

• Deckungsbeiträge und Kostenverläufe zu analysieren

• Zeiträume, wie Wochen- oder Monatsreports, direkt zu exportieren

• Individuelle KPIs für Controlling oder Kundenpräsentation zu erstellen

Die Datenbasis kommt dabei aus einer zentralen Quelle. Diverse Module speisen ihre Daten ein: Zeiterfassung, Rechnungswesen, Projektplanung. Über BI-Tools und Schnittstellen ist bei Bedarf sogar ein automatisierter Export in Excel oder andere Systeme möglich.

Gerade diese umfassende Übersicht hilft bei der Steuerung paralleler Projekte, unterstützt die Ressourcenplanung und visualisiert Risiken und Chancen. Controlling entwickelt sich so vom reaktiven Zahlenwerk zum aktiven Steuerungsinstrument.

Wie ein Architekturbüro mit ERP-Projektcontrolling neue Maßstäbe setzt

Ein renommiertes Architekturbüro steht vor der Herausforderung: Drei Großprojekte laufen zeitgleich, jedes mit eigenen Planungs- und Genehmigungsprozessen, teils wechselnden Projektbeteiligten, individuellen Deadlines, öffentlichen Auftraggebern und komplexen Rechnungsstrukturen (XRechnung, HOAI).

Mit dem Entscheid für eine branchenspezifische ERP-Lösung gelingt der große Schritt in Richtung Digitalisierung. Bereits nach wenigen Monaten ergeben sich zahlreiche Vorteile in der täglichen Praxis:

• Projektverantwortliche sehen in Echtzeit den aktuellen Status aller Projekte auf dem Dashboard.

• Ressourcenengpässe werden wochenaktuell angezeigt, sodass umgehend umgeplant werden kann.

• Mobile Zeiten- und Belegbuchungen auf der Baustelle fließen sofort ins zentrale System ein.

• Die Geschäftsführung kann mit wenigen Klicks Budgetentwicklungen, Risiken und offene Rechnungen über das gesamte Projektportfolio hinweg abrufen.

• Wiederkehrende Berichtsaufwand, etwa für Monatsberichte oder Bauherren-Updates, reduziert sich erheblich, da Berichte automatisiert generiert werden.

Gerade bei öffentlichen Bauvorhaben, bei denen Dokumentations- und Rechnungsanforderungen besonders streng geregelt sind, punktet das Büro zudem mit klaren Abläufen und sauberer Zuordenbarkeit – ein Pluspunkt auch beim nächsten Wettbewerbsvorteil.

Die wichtigsten Erfolgskriterien für ambitionierte Architekturbüros

Bereits die Einführung eines ERP-basierten Projektcontrollings bringt positive Impulse. Noch entscheidender aber ist die Art, wie das System in die Organisation getragen wird.

Dabei lassen sich einige Schlüsselfaktoren identifizieren:

• Frühzeitige Integration: Das Controlling-System sollte schon in der Angebots- und frühen Entwurfsphase zum Einsatz kommen – nur so werden von Anfang an alle relevanten Daten erfasst und Unschärfen vermieden.

• Einbindung des gesamten Teams: Change Management und Schulung sind unverzichtbar. Je mehr Mitarbeitende die Vorteile und Bedienung verstehen, desto besser werden die Werkzeuge angenommen.

• Erfolgskennzahlen festlegen: Klar definierte KPIs wie Termintreue, Budgeteinhaltung, Deckungsbeitrag und Auslastung geben konkrete Ziele und Erfolgsmessung vor.

• Prozessqualität sichern: Sorgfältige Datenmigration, individuell abgestimmte Workflows sowie transparente Zuständigkeiten verhindern Reibungsverluste.

• Branchenpassende Software: Entscheidend ist die Auswahl eines Systems, das ideale Tools für Architekturprojekte, HOAI-Strukturen und spezifische Reporting-Anforderungen integriert.

Mit diesen Erfolgsfaktoren und einer systematischen Herangehensweise entwickelt sich das Projektcontrolling nicht zum Selbstzweck, sondern wird zum echten Motor für Effizienz, Qualität und nachhaltiges Wachstum im Architekturbüro. Das Resultat: Mehr Zeit für die eigentliche Architekturarbeit, stabile Geschäftsprozesse und eine moderne Positionierung in einem anspruchsvollen Marktumfeld.

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