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Projektmanagement - kurz erklĂ€rt 💡

Aktualisiert: 12. Juli

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Bei der Projektabwicklung stĂ¶ĂŸt man zwangslĂ€ufig auf die Begriffe Projektmanagement und Projektcontrolling. In grĂ¶ĂŸeren Unternehmen findet man hĂ€ufig auch beide Rollen: den Projektmanager und den Projektcontroller. Aber was bedeutet Projektmanagement und Projektcontrolling in der Praxis? Wo liegen die Unterschiede? Beim Projektcontrolling handelt es sich um einen Unterpunkt vom Projektmanagement. Das Projektmanagement umfasst verschiedene Themengebiete:

  • Initiierung und Projektstart

  • Risikomanagement

  • Überwachung und Steuerung (Projektcontrolling!)

  • QualitĂ€tsmanagement

  • Projektabschluss

Initiierung und Projektstart Der Beginn jedes Projekts ist die Erteilung des Auftrags vom Auftraggeber an den Projektleiter. Zu den wichtigsten Stakeholdern eines Projekts zÀhlen neben den eben genannten Rollen die Finanziers, die Unternehmensleitung und das Projektportfoliomanagement. Einer der wichtigsten Punkte beim Projektstart ist eine genaue Zieldefinition. Erst mit dieser lÀsst sich ein Projekt realistisch planen. Dazu gehören bspw. dass ein Lastenheft und das Erstellen von Business Cases. Ein Pflichtteil der Initiierung ist die Planung des Projekts. Dies betrifft die Planung von

  • Kosten und Finanzierung

  • Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen, Arbeitsmittel, etc.)

  • Leistungsumfang/Inhalt

  • Termine und Meilensteine

Initiierung und Projektstart

Risikomanagement Das Risikomanagement soll die Chancen fĂŒr das Erreichen der Projektziele erhöhen und gleichzeitig die Risiken fĂŒr das Scheitern eines Projekts minimieren. HierfĂŒr werden mögliche Risiken durch den Projektleiter identifiziert und bewertet. Anschließend werden Strategien entwickelt, um die Risiken zu minimieren oder um einen eintretenden Schadensfall abzuschwĂ€chen. Letztlich mĂŒssen diese Maßnahmen umgesetzt und ĂŒberprĂŒft werden.

Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang, was bedeutet, dass eine zyklische Risikoanalyse durch den Projektmanager durchgefĂŒhrt wird.

Risikomanagement

Projektcontrolling Damit ein Projekt wĂ€hrend seiner Laufzeit in der Spur bleibt, ist es essentiell die Ist- und Soll-Daten im Auge zu behalten. Der tatsĂ€chliche Fortschritt, die geplanten Kosten und Termine mĂŒssen hierbei immer wieder kontrolliert werden, damit es zu keinen Abweichungen kommt bzw. um frĂŒhzeitig mit entsprechenden Maßnahmen reagieren zu können.

Die wesentlichen Aufgaben des Projektleiters sind hierbei die Erstellung von Prognosen, erstellen von Steuerungsmaßnahmen und Leistungsbewertung. FĂŒr den Abgleich der Planung mit dem Ist-Zustand, sowie das Definieren von Steuerungsmaßnahmen ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam erforderlich, wofĂŒr entsprechende Soft Skills des Projektleiters sehr wichtig sind.

Projektcontrolling

QualitĂ€tsmanagement Das QualitĂ€tsmanagement dient dazu, das Produkt an die BedĂŒrfnisse der Kundschaft auszurichten, um die AnforderungserfĂŒllung zu gewĂ€hrleisten. Dazu gehören alle TĂ€tigkeiten, FĂŒhrungsaufgaben und Methoden, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und PrĂŒfung der QualitĂ€t eines Produktes bzw. einer Dienstleistung fĂŒhren.

Folgende Teile des QualitĂ€tsmanagements mĂŒssen erarbeitet werden.

QualitĂ€tsplanung: Kommt in einer sehr frĂŒhen Phase. Welche Kriterien sollen in welcher Form erreicht werden?

QualitĂ€tslenkung und QualitĂ€tssicherung: Mit welchen Prozessen und Techniken wird die QualitĂ€t sichergestellt? Welche Maßnahmen werden zur ErfĂŒllung der QualitĂ€tsanforderungen durchgefĂŒhrt?

QualitĂ€tsprĂŒfung: Werden alle Anforderungen an die Anforderungen des Produkts erfĂŒllt?

Das QualitÀtsmanagement ist also keine eigenstÀndige, losgelöste Disziplin, sondern ein Teilprozess des Projektmanagements.

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Projektabschluss Zentrale Aufgabe des Projektabschlusses ist die Abnahme der Projektergebnisse vom Auftraggeber.

Weitere Aufgaben sind:

  • Projektteam auflösen

  • Nachkalkulation erstellen

  • Erfahrungswerte sichern

  • Projektabschlussbericht erstellen

  • Alle Dokumente des Projekts (z.B. die Liste der offenen Punkte) ĂŒberprĂŒfen und fĂŒr eine spĂ€tere Revision archivieren

GrundsÀtzlich kann man den Abschluss eines Projektes in drei Aspekte unterteilen: inhaltlich, formal und sozial.

Projektabschluss

Hilfreiche Tools Das Projektmanagement besteht aus einer Vielzahl an komplexen Aufgaben, welche ohne leistungsfÀhige Tools kaum zu schultern sind. Biquanda bietet Ihnen Transparenz bei den Ist- und Plankosten, eine leistungsfÀhige KapazitÀtsplanung und ein umfangreiches Berichtswesen.

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