Reisekosten in Biquanda erfassen - So einfach geht's

Herzlich willkommen!

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Erfassung von Reisekosten in Biquanda funktioniert und wie Sie Ihre Reisekostenabrechnungen strukturiert, transparent und effizient verwalten können.

Beginnen Sie über den Schnellzugriff, über den Sie Ihre Reisekostenabrechnung direkt starten. Zunächst werden Ihnen die zugehörigen Stammdaten angezeigt. Diese geben Ihnen einen Überblick über den aktuellen Status der Abrechnung sowie den zuständigen Sachbearbeiter. Sie selbst sind hier als Antragsteller hinterlegt, und die Auswertungsperiode ist automatisch auf den aktuellen Monat gesetzt. Sobald Sie eine Abrechnungsnummer eingetragen und die Stammdaten gespeichert haben, stehen Ihnen alle weiteren Ansichten zur Verfügung.

Wechseln Sie nun in die Ansicht „Belege“ und erstellen Sie über die Schaltfläche „Neu“ einen neuen Beleg, Fremdwährungsbeleg oder eine Reise.

Zur Erstellung eines neuen Belegs erfassen Sie zentrale Informationen wie das zugehörige Projekt, das Datum, die Belegart sowie eine kurze Beschreibung. Die verfügbaren Belegarten können von einem Administrator in Biquanda individuell konfiguriert werden.

Anschließend geben Sie die Menge und den Einzelpreis brutto ein. Biquanda berechnet daraufhin automatisch den Nettobetrag, den Mehrwertsteuersatz, den Bruttobetrag sowie den erstattbaren Betrag. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Belege als PDF-Datei hochzuladen oder diese komfortabel über die Biquanda Mobile App einzuscannen und direkt zu verknüpfen.

Für Auslandsreisen können Sie Fremdwährungsbelege erfassen. Der Ablauf entspricht weitgehend dem eines normalen Belegs, ergänzt um Angaben zum Land, dem Datum des Umrechnungskurses sowie dem Umrechnungskurs selbst. Die Beträge werden automatisch in die Landeswährung umgerechnet. Den passenden Umrechnungskurs finden Sie in der Regel auf Ihrem Kontoauszug, sofern die Zahlung per Karte erfolgt ist.

Darüber hinaus können Sie eine komplette Reise im System anlegen und dieser mehrere Belege direkt zuordnen. Hierfür erfassen Sie unter anderem Beschreibung, Land, Projekt, Zielort, Reisebeginn und Reiseende. Biquanda bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, Reisekosten auf Werktage zu beschränken sowie vorkonfigurierte oder gesetzliche Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen automatisch von den Reisekosten abzuziehen.

Im Feld „Abzüge“ können Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen berücksichtigt werden, sofern diese nicht bereits durch die Verpflegungspauschale abgedeckt sind. Dies gilt beispielsweise für inkludierte Hotelmahlzeiten oder für externe Geschäftsessen, die als separate Belege eingereicht werden.

Abschließend erhalten Sie in der Ansicht „Dokumente“ eine übersichtliche Liste aller eingescannten und hochgeladenen Belege. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Reisekostenabrechnung und die zugehörigen Nachweise.

Vorteile

• Hohe Transparenz: Alle Reisekosten und Belege sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.

• Zeitersparnis: Automatische Berechnungen und Währungsumrechnungen reduzieren manuellen Aufwand.

• Fehlerreduktion: Standardisierte Prozesse minimieren Eingabefehler.

• Digitale Archivierung: Belege sind zentral gespeichert und jederzeit verfügbar.

Diese Form der Reisekostenerfassung macht Ihre Abrechnung nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch zuverlässiger und unterstützt eine professionelle und strukturierte Ausgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen.

Für eine detaillierte Anleitung zur Erfassung von Reisekosten in Biquanda können Sie sich auch unser informatives YouTube-Video ansehen. Dieses Video ist Teil der Playlist „Mein Alltag mit Biquanda“ und bieten Ihnen viele weitere hilfreiche Einblicke, damit Sie die Funktionen von Biquanda optimal nutzen können!