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Ausgangsrechnung in Biquanda anlegen: Schritt für Schritt📋

Herzlich willkommen!


In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie in Biquanda eine Ausgangsrechnung erstellen und den gesamten Rechnungsprozess strukturiert abbilden. Dank klar gegliederter Masken, automatischer Datenübernahmen und integrierter Workflows behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Rechnungen und Ihr Projektcontrolling.


Beginnen Sie über den Schnellzugriff und wählen Sie dort die Option „Ausgangsrechnung“ aus. Anschließend gelangen Sie direkt in die Erfassungsmaske der Rechnung.


Screenshot der Startseite von Biquanda mit geöffnetem Menü ‚Neue Aufgabe starten‘. In der linken Liste sind verschiedene Aufgaben wie Reiseanträge, Urlaubsanträge und Ausgangsrechnung auswählbar. Rechts werden zuletzt bearbeitete Aufgaben mit Statusanzeigen wie ‚Geplant‘ oder ‚Genehmigt‘ dargestellt.

Im Abschnitt „Workflowinformationen“ finden Sie zentrale Angaben zur Rechnung. Dazu zählen unter anderem der Status, die zugehörige ID-Nummer, ein Termin, optionale Erinnerungen sowie eine Bemerkung, die Sie bei Bedarf ergänzen können.


Screenshot der Software Biquanda mit der Maske ‚Ausgangsrechnung‘. Sichtbar sind Workflowinformationen, wie aktueller Status, Zuständigkeit, ID und Termin. Links befindet sich eine Navigationsleiste mit Menüpunkten wie Stammdaten, Rechnungspositionen und Dokumente.

Im Bereich „Zuordnung“ vergeben Sie zunächst eine Bezeichnung und wählen das passende Projekt aus. Auf Basis dieser Auswahl werden weitere Informationen wie Angebotsnummer, Angebotsdatum, Auftragsnummer, Auftragsdatum sowie die Vertragsnummer automatisch ergänzt. Sofern die E-Rechnungsfunktion in Biquanda durch Ihren Administrator aktiviert wurde, stehen Ihnen zusätzlich Felder wie Vergabenummer und Objekterkennung zur Verfügung.


Screenshot der Software Biquanda mit der Maske ‚Ausgangsrechnung anlegen‘. Sichtbar sind neben Workflowinformationen auch Informationen zur Zuordnung der Rechnung, wie Bezeichnung der Rechnung, Projekt, Angebots- und Auftragsnummer. Links befindet sich eine Navigationsleiste mit Menüpunkten wie Stammdaten, Rechnungspositionen und Dokumente.

Anschließend wechseln Sie in den Abschnitt „Kunde und Rechnung“. Hier erfassen Sie alle relevanten Rechnungsdaten, darunter: Kundenname, Auswertungsperiode, Leistungszeitraum, Zahlungsziel, Zahlungsbedingungen, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum sowie Netto- und Bruttobetrag. Abhängig von Ihrer Systemkonfiguration können einzelne Felder bereits vorausgefüllt sein. Bei aktivierter E-Rechnung wird zudem das Feld „Grund für eine eventuelle Steuerbefreiung“ angezeigt.


Screenshot der Software Biquanda mit der Maske ‚Ausgangsrechnung‘. Sichtbar sind Workfloinfromationen und Zuordnung der Rechnung sowie Informationen zu Kunden und Rechnung, wie Kunde, Leistungszeitraum, Zahlungsbedingungen sowie Netto- und Bruttobetrag. Links befindet sich eine Navigationsleiste mit Menüpunkten wie Stammdaten, Rechnungspositionen und Dokumente.

Unter „Informationen über den Kunden“ erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung wichtiger Kundendaten wie Firmenname, Abteilung, Ansprechpartner, Kundennummer, Position und Adresse. Ergänzend steht Ihnen im unteren Bereich ein Freitextfeld zur Verfügung, in dem Sie zusätzliche Beschreibungen oder Anmerkungen hinterlegen können.


Screenshot der Software Biquanda mit der Maske ‚Ausgangsrechnung‘. Sichtbar sind Workflow-, Zuordnungs-, Kunden und Rechnungsinformationen sowie Infos über den Kunden, wie Firmenname, Kundennummer, Abteilung, Position und Adresse. Links befindet sich eine Navigationsleiste mit Menüpunkten wie Stammdaten, Rechnungspositionen und Dokumente.

Nach der Pflege der Stammdaten öffnen Sie die Ansicht „Rechnungspositionen“. Über die Schaltfläche „Neu“ können Sie eine Pauschalposition anlegen. Erfassen Sie hierzu die Positionsnummer, eine Beschreibung sowie Mengenangaben, die Mengeneinheit, den Einzelpreis und den Mehrwertsteuersatz. Der Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag werden automatisch berechnet.

Über die unteren Schaltflächen lassen sich weitere Positionen hinzufügen, bestehende Positionen duplizieren oder bearbeiten.

Screenshot der Biquanda-Oberfläche zur Erstellung von Rechnungspositionen. Im Vordergrund ist ein Dialogfenster ‚Neue Pauschalposition‘ geöffnet mit Feldern für Positionsnummer, Projekt, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuer und Gesamtbetrag. Im Hintergrund ist eine Tabelle mit Rechnungspositionen sowie die linke Navigationsleiste sichtbar.


Auch Zuschläge und Nachlässe können Sie über die Schaltfläche „Neu“ ergänzen; deren Bearbeitung erfolgt analog zur Erstellung einer Rechnungsposition. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Zwischensummen und Textzeilen einzufügen.


Screenshot der Biquanda-Oberfläche im Menüpunkt Rechnungsposition. Im Vordergrund ist ein Dialogfenster geöffnet zur Erstellung von Zuschlägen, Nachlässen, Zwischensummen und Textzeilen. Im Hintergrund ist eine Tabelle mit Rechnungspositionen sowie die linke Navigationsleiste sichtbar.

Mit der Exportfunktion können Sie Ihre Rechnungspositionen in eine individuell konfigurierte Word-Vorlage überführen. Diese Vorlagen werden zentral von Ihrem Biquanda-Administrator bereitgestellt und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen.


Screenshot der Biquanda-Oberfläche mit Exportfunktion nach Word. Im Vordergrund ist ein Dialogfenster geöffnet mit konfigurierten Word-Vorlagen, wie Bestellung, Brief,Rechnung, Fax oder Mahnung. Im Hintergrund ist eine Tabelle mit Rechnungspositionen sowie die linke Navigationsleiste sichtbar.

Sobald Ihre Ausgangsrechnung vollständig erfasst ist, können Sie diese über die entsprechende Schaltfläche freigeben. Dabei bestimmen Sie den zuständigen Mitarbeiter, legen einen Termin fest, setzen Erinnerungen und versenden bei Bedarf eine Nachricht mit Bemerkung an ausgewählte Personen.


Screenshot der Biquanda-Oberfläche im Menüpunkt Rechnungsposition, auf dem Rechnungen gerade freigegeben werden. Im Vordergrund ist ein Dialogfenster geöffnet mit Feldern wie Zuständigkeit, Termin, Erinnerung, Nachricht und Bemerkung. Im Hintergrund ist eine Tabelle mit Rechnungspositionen sowie die linke Navigationsleiste sichtbar.


Vorteile


  • Strukturierte Rechnungserstellung: Klare Masken und automatische Datenübernahmen reduzieren manuelle Eingaben.

  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Rechnungsdetails sind jederzeit übersichtlich einsehbar.

  • Effizientes Projektcontrolling: Direkte Projektzuordnung unterstützt Auswertungen und Steuerung.

  • Optimierte Zusammenarbeit: Freigaben, Erinnerungen und Nachrichten fördern die interne Kommunikation.


Diese Funktionen machen die Rechnungserstellung in Biquanda zu einem reibungslosen, effizienten und benutzerfreundlichen Prozess und unterstützen Sie nachhaltig bei der Optimierung Ihrer kaufmännischen Abläufe.


Für eine detaillierte Anleitung zum Anlegen einer Ausgangsrechnung in Biquanda können Sie sich auch unser informatives YouTube-Video ansehen. Dieses Video ist Teil der Playlist „Mein Alltag mit Biquanda“ und bieten Ihnen viele weitere hilfreiche Einblicke, damit Sie die Funktionen von Biquanda optimal nutzen können!



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