Bei der Projektabwicklung stößt man zwangsläufig auf die Begriffe Projektmanagement und Projektcontrolling. In größeren Unternehmen findet man häufig auch beide Rollen: den Projektmanager und den Projektcontroller. Aber was bedeutet Projektmanagement und Projektcontrolling in der Praxis? Wo liegen die Unterschiede? Beim Projektcontrolling handelt es sich um einen Unterpunkt vom Projektmanagement. Das Projektmanagement umfasst verschiedene Themengebiete:
Initiierung und Projektstart
Risikomanagement
Überwachung und Steuerung (Projektcontrolling!)
Qualitätsmanagement
Projektabschluss
Initiierung und Projektstart Der Beginn jedes Projekts ist die Erteilung des Auftrags vom Auftraggeber an den Projektleiter. Zu den wichtigsten Stakeholdern eines Projekts zählen neben den eben genannten Rollen die Finanziers, die Unternehmensleitung und das Projektportfoliomanagement. Einer der wichtigsten Punkte beim Projektstart ist eine genaue Zieldefinition. Erst mit dieser lässt sich ein Projekt realistisch planen. Dazu gehören bspw. dass ein Lastenheft und das Erstellen von Business Cases. Ein Pflichtteil der Initiierung ist die Planung des Projekts. Dies betrifft die Planung von
Kosten und Finanzierung
Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen, Arbeitsmittel, etc.)
Leistungsumfang/Inhalt
Termine und Meilensteine
Risikomanagement Das Risikomanagement soll die Chancen für das Erreichen der Projektziele erhöhen und gleichzeitig die Risiken für das Scheitern eines Projekts minimieren. Hierfür werden mögliche Risiken durch den Projektleiter identifiziert und bewertet. Anschließend werden Strategien entwickelt, um die Risiken zu minimieren oder um einen eintretenden Schadensfall abzuschwächen. Letztlich müssen diese Maßnahmen umgesetzt und überprüft werden.
Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang, was bedeutet, dass eine zyklische Risikoanalyse durch den Projektmanager durchgeführt wird.
Projektcontrolling Damit ein Projekt während seiner Laufzeit in der Spur bleibt, ist es essentiell die Ist- und Soll-Daten im Auge zu behalten. Der tatsächliche Fortschritt, die geplanten Kosten und Termine müssen hierbei immer wieder kontrolliert werden, damit es zu keinen Abweichungen kommt bzw. um frühzeitig mit entsprechenden Maßnahmen reagieren zu können.
Die wesentlichen Aufgaben des Projektleiters sind hierbei die Erstellung von Prognosen, erstellen von Steuerungsmaßnahmen und Leistungsbewertung. Für den Abgleich der Planung mit dem Ist-Zustand, sowie das Definieren von Steuerungsmaßnahmen ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam erforderlich, wofür entsprechende Soft Skills des Projektleiters sehr wichtig sind.
Qualitätsmanagement Das Qualitätsmanagement dient dazu, das Produkt an die Bedürfnisse der Kundschaft auszurichten, um die Anforderungserfüllung zu gewährleisten. Dazu gehören alle Tätigkeiten, Führungsaufgaben und Methoden, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung der Qualität eines Produktes bzw. einer Dienstleistung führen.
Folgende Teile des Qualitätsmanagements müssen erarbeitet werden.
Qualitätsplanung: Kommt in einer sehr frühen Phase. Welche Kriterien sollen in welcher Form erreicht werden?
Qualitätslenkung und Qualitätssicherung: Mit welchen Prozessen und Techniken wird die Qualität sichergestellt? Welche Maßnahmen werden zur Erfüllung der Qualitätsanforderungen durchgeführt?
Qualitätsprüfung: Werden alle Anforderungen an die Anforderungen des Produkts erfüllt?
Das Qualitätsmanagement ist also keine eigenständige, losgelöste Disziplin, sondern ein Teilprozess des Projektmanagements.
Projektabschluss Zentrale Aufgabe des Projektabschlusses ist die Abnahme der Projektergebnisse vom Auftraggeber.
Weitere Aufgaben sind:
Projektteam auflösen
Nachkalkulation erstellen
Erfahrungswerte sichern
Projektabschlussbericht erstellen
Alle Dokumente des Projekts (z.B. die Liste der offenen Punkte) überprüfen und für eine spätere Revision archivieren
Grundsätzlich kann man den Abschluss eines Projektes in drei Aspekte unterteilen: inhaltlich, formal und sozial.
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