Arbeitszeit erfassen: Einfach & gesetzeskonform im ERP

Zeiterfassung ist längst mehr als ein administratives Pflichtprogramm. Sie steuert Auslastung, schützt Margen, stärkt die Termintreue und bildet die Grundlage sauberer Abrechnung. Wer 2026 rechtssicher und effizient arbeiten will, richtet Zeiterfassung im ERP nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch richtig ein.

Dabei hilft ein klarer Plan. Und ein System, das Mitarbeitende gern nutzen.

Relevanz im Dienstleistungsbetrieb

Dienstleister verkaufen vor allem eines: Zeit und Können. Unpräzise Zeiterfassung führt direkt zu Fehlkalkulationen, zu spät erkannten Budgetüberziehungen und zu Streit in der Abrechnung. Saubere Zeiten machen Projekte steuerbar, Rechnungen nachvollziehbar und Kapazitätsplanung belastbar.

Ein zweiter Faktor ist Compliance. Nach dem EuGH-Urteil von 2019 (C-55/18) müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit bereitstellen. Neue Entscheidungen und nationale Initiativen, etwa in Deutschland seit dem BAG-Beschluss 2022 und den angekündigten gesetzlichen Präzisierungen, verdichten die Erwartung: Digitale, tägliche Erfassung mit Start, Ende und Pausen wird der Standard. Wer heute investiert, spart sich morgen Nachrüsten, Schulungen im Eilverfahren und unnötige Konflikte.

Ziele einer optimalen Arbeitszeiterfassung

Zwei Ziele laufen parallel: rechtssichere Arbeitszeiterfassung und projektscharfe Leistungszeiten. Beides gehört in ein System, aber nicht in einen Topf.

• Arbeitszeiterfassung stellt sicher, dass Beginn, Ende, Pausen und Dauer lückenlos vorliegen, um Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Dokumentationspflichten einzuhalten.

• Projektzeit-Tracking ordnet Leistungen sauber Projekten, Phasen und Aufgaben zu, mit Blick auf Budget, Deckungsbeitrag und Abrechnung.

Zwischen beiden gibt es Überschneidungen. Aber die Logik ist verschieden: Arbeitszeit folgt Arbeitsrecht, Projektzeit folgt Controlling.

Nach einem kurzen Abgleich der Rahmenbedingungen lohnt es, die Ziele messbar zu machen.

Nachstehend einige Ziele, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Rechtskonformität: Start, Ende und Pausen täglich dokumentieren; Korrekturprozesse mit Freigaben; revisionssichere Archivierung

• Datenqualität: Einträge am selben Tag; Plausibilitätsprüfung; Vermeidung überlappender Zeiten

• Projektschärfe: Zuordnung auf WBS-Ebene; konsistente Codes; Steuerung über Budgets

• Akzeptanz: Einstiegszeit unter 10 Sekunden; mobile Nutzung; klare UI-Texte

Systematische Einrichtung im ERP

Die Struktur entscheidet, wie aussagekräftig Ihre Daten sind. Basis ist eine Projekthierarchie, die dem realen Arbeitsablauf entspricht: Kunde oder Programm auf oberster Ebene, darunter Phasen, dann Arbeitspakete. Das ist Ihre WBS. Wichtig sind kurze, eindeutige Bezeichnungen, Nummernkreise und wenige, gut verständliche Tätigkeitskategorien. Zu viel Granularität bremst, zu wenig verschleiert.

Rollenbasierte Zuordnung schafft Klarheit. Wer darf auf welche Projekte buchen, zu welchem Satz, mit welcher Verantwortung? Nutzen Sie die Organisationsdaten des ERP: Rolle, Team, Qualifikation, Standort. Das System kann daraus Vorschläge machen und Eingabemasken verschlanken. Praktisch: eine Standardvorlage pro Projekttyp, inklusive Budget, Phasen und Aufgaben. Für Ad-hoc-Work loggen Teams zunächst auf definierte Sammelaufgaben, die später sauber zugeordnet werden.

Nicht vergessen: Overhead. Interne Themen wie Sales-Support, Schulungen oder Meetups brauchen eigene Codes, sonst sinkt scheinbar die Auslastung und Planungen verzerren.

Benutzerfreundliche Eingabemethoden

Akzeptanz entsteht, wenn die Eingabe schnell, fehlerarm und überall möglich ist. Kalenderähnliche Oberflächen mit Drag-and-Drop senken die Hürde. Wer Termine aus Outlook oder Google direkt sieht und mit einem Klick in Projektzeiten umwandelt, trägt zuverlässiger ein. Ein Live-Timer passt für Fokusarbeit, Blockeingaben für Meetingtage.

Mobile Apps sind entscheidend für Außendienst und hybride Teams. Offline-Fähigkeit, Geofencing für definierte Einsatzorte, QR-Codes an Baustellen, Push-Erinnerungen am Schichtbeginn: alles kleine Helfer, die den Alltag reibungslos machen. Terminals am Standort ergänzen das Set-up, wenn der Zugang zu Endgeräten begrenzt ist.

Überwachung und Validierung

Prüfroutinen sind nicht Kontrolle um der Kontrolle willen, sondern gelebte Sorgfalt. Legen Sie Regeln fest: maximale Tages- und Wochenstunden, verpflichtende Pausen, Verbot überlappender Einträge, zeitnahe Erfassung. Das System markiert Auffälligkeiten, blockt im Zweifel und fordert eine Begründung ein. Jede Änderung braucht Verlauf, Person, Zeitstempel.

Terminals und digitale Stechuhren liefern verlässliche Präsenzzeiten. Biometrie kann Missbrauch verhindern, ist datenschutzrechtlich aber heikel. Bieten Sie Alternativen wie Badge oder PIN an und nutzen Sie biometrische Verfahren nur mit tragfähiger Rechtsgrundlage, klarer Information und Datenminimierung. Eine DPIA ist bei GPS- oder biometrischen Verfahren häufig Pflicht.

Wesentlich ist der Korrekturprozess: Mitarbeitende melden Abweichungen über einen Workflow, Führungskräfte genehmigen oder lehnen begründet ab. Bei wiederkehrenden Fehlern hilft Coaching mehr als Sanktion.

Sofort loslegen

Integration mit Abrechnung und Controlling

Zeiten entfalten ihren Wert erst, wenn sie fließen: in die Leistungsabrechnung, ins Projektcontrolling, in die Lohnabrechnung. Der technische Weg ist Standard: API oder Datei-Export mit Mitarbeiter-ID, Datum, Stunden, Projektcode, Lohnart, Zuschlägen. Middleware übernimmt die Feldzuordnung ins ERP. Wichtig ist ein gemeinsames Datenmodell und eine Teststrecke mit realen Fällen, bevor es in den Regelbetrieb geht.

Auf der Controlling-Seite entstehen Kennzahlen, die steuern statt nur zu berichten. Ein gutes Dashboard zeigt die Lücke zwischen Plan und Ist, warnt vor Überziehungen, macht Auslastung transparent und gibt dem Vertrieb Hinweise auf Preis und Umfang künftiger Angebote. Live, nicht erst im Monatsreport.

Nach einem ersten Integrationslauf können KPIs produktiv eingesetzt werden.

• Budget vs. Ist-Stunden

• Billable Utilization

• Overtime-Quote

• Projektmarge

• Kapazität vs. Last

• Timeliness der Einträge

Mehrwert der korrekt aufgesetzten Zeiterfassung

Ein sauberer Prozess bringt Ruhe ins Geschäft. Projektleitende erkennen früh, wenn ein Arbeitspaket rutscht. Teams sehen, wo Zeit versickert. Finance rechnet ohne Nachfragen ab. Ausnahmsweise strittige Positionen lassen sich anhand einer lückenlosen Historie klären.

Die Lernkurve ist messbar. Wer Plan-Ist-Abweichungen auf WBS-Ebene konsequent auswertet, verbessert Schätzungen, stafft realistischer und erhöht die Marge. Übrigens profitieren auch People-Themen: Transparente Arbeitszeiten helfen, Überlast zu vermeiden, Pausen einzuhalten und flexible Modelle fair zu steuern.

Arbeitszeit erfassen in der Praxis

Einführung ist ein Change-Projekt. Es braucht Klarheit, Training und ein paar schnelle Erfolge. Beginnen Sie mit einer Pilotgruppe, straffen Sie anhand von Feedback, rollen Sie dann phasenweise aus. Trainieren Sie zielgruppengerecht: Kurzvideos für Mitarbeitende, Freigabe- und Reporting-Workshops für Führungskräfte, Konfigurations- und Audit-Trainings für HR/Finance. Begleiten Sie die ersten Wochen eng und sichtbar.

Kommunikation entscheidet. Erklären Sie Sinn und Nutzen, nicht nur Pflichten. Binden Sie Betriebsrat oder Arbeitnehmervertretung früh ein. Veröffentlichen Sie FAQ, zeigen Sie Kennzahlen zur Nutzung und teilen Sie Verbesserungen, die aus Rückmeldungen entstanden sind. Motivation schlägt Zwang.

Zum Abschluss eine kompakte Checkliste, die in Projekten als roter Faden funktioniert:

• Rechtslage klären: EU-/Landesrecht, Pausen, Höchstgrenzen, Aufbewahrung; Zweckbindung und Minimierung

• WBS & Codes definieren: Projekttypen, Phasen, Tätigkeiten; Namenskonventionen kurz und eindeutig

• Zugriffsmodell festlegen: Rollen, Sätze, Berechtigungen; wer bucht wo und wann

• Inputmethoden bereitstellen: App, Web, Terminal; Offline und Erinnerungen aktivieren; Kalender-Import

• Prüfroutinen konfigurieren: Plausibilitäten, Break-Checks, Overlaps, Korrektur-Workflow, Audit-Trail

• Schnittstellen testen: Payroll, Abrechnung, BI; Datenmodell dokumentieren; Sandbox-Durchläufe

• Trainings durchführen: Quick-Start-Guides, Videos, Ansprechpartner benennen; Super-User etablieren

• Regelkommunikation starten: Launch-Mail, Intranet-Seite, Sprechstunden; Feedback-Schleifen

• Monitoring etablieren: Nutzungsraten, Timeliness, Fehlerquoten; Maßnahmenplan; Quartals-Review

• Datenschutz verankern: DPIA, Rollenrechte, Verschlüsselung, Aufbewahrung & Löschkonzept

Mit dieser Struktur wird Zeiterfassung vom Pflichtfeld zum Steuerungsinstrument. Präzise, fair und produktiv. Genau das, was 2026 zählt.

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