Automatischer Rechnungseingang: Wie Biquanda einen der unterschätztesten Prozesse im Projektgeschäft neu definiert

In projektorientierten Unternehmen entstehen Belastungen selten durch große Aufgaben — sondern durch viele kleine, hochfrequente Unterbrechungen. Gerade der Rechnungseingang gehört zu diesen „stillen Störfaktoren“: Rechnungen treffen per Mail ein, werden zwischengespeichert, geprüft, weitergeleitet und anschließend manuell ins ERP übertragen.

Die eigentliche Komplexität entsteht dabei nicht durch die Rechnung selbst, sondern durch die Vielzahl an Systembrüchen davor. Genau an dieser Stelle setzt der neue automatische Rechnungseingang von Biquanda an.

Warum dieses Feature entwickelt wurde

Projektbüros, Agenturen, Ingenieur- und Architekturunternehmen arbeiten mit vielen externen Beteiligten und dynamischen Projektabläufen. Rechnungen treffen aus unterschiedlichsten Quellen ein und werden häufig auf verschiedenen Wegen verarbeitet. Das führt zu:

• inkonsistenten Ablagen

• fehlender Transparenz

• zeitintensiver manueller Datenerfassung

• unklaren Verantwortlichkeiten

• unnötigen Rückfragen

Biquanda wurde entwickelt, um projektorientierte Arbeitsweisen zu entlasten und eine saubere, nachvollziehbare Struktur herzustellen. Der automatische Rechnungseingang ist deshalb kein Zusatz-Feature, sondern ein logischer nächster Schritt in der Entwicklung eines ganzheitlichen ERP-Prozesses.

Wie der automatische Rechnungseingang funktioniert

Der Ablauf beginnt dort, wo Rechnungen heute ohnehin eintreffen: im E-Mail-Postfach.

Zentrales Rechnungspostfach

Ein dediziertes Postfach dient als Eingangskanal. Biquanda überwacht dieses Postfach permanent und verarbeitet jede eingehende Rechnung automatisch.

Digitalisierung per KI

• E-Rechnungen werden direkt aus der XML-Datei übernommen.

• PDF-Rechnungen werden per KI ausgelesen und in strukturierte Daten überführt.

Ergebnis: Die relevanten Felder — Lieferant, Datum, Beträge, Steuer, Nummer — stehen sofort digital und sauber zur Verfügung.

Validierung und Quarantänebereich

Bevor die Rechnung ins ERP übernommen wird, prüft Biquanda Plausibilität und Vollständigkeit. Bei Abweichungen landet die Rechnung in einem Quarantänebereich zur manuellen Prüfung.

Damit bleibt das ERP sauber, ohne dass Mitarbeitende „blind“ übernehmen müssen.

Übergabe in den Prüf- und Freigabeprozess

Nach der Validierung übernimmt der gewohnte Workflow:

• Zuweisung zum Bearbeiter

• Projektbezug

• Freigabe

• Archivierung

Alle Originaldokumente werden revisionssicher angehängt.

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Was dieses Feature wirklich verändert

Viele Systeme automatisieren Schritte — Biquanda strukturiert einen gesamten Prozessfluss. Die Wirkung ist deshalb nicht oberflächlich, sondern tief:

Klarheit statt Sucharbeit

Rechnungen liegen nicht mehr in verschiedenen Ordnern oder Postfächern.

Fehlerfreie Stammdaten

Automatische Extraktion verhindert Übertragungsfehler, die sich später teuer auswirken.

Weniger Kontextwechsel

Projektleiter müssen keine Daten mehr manuell zusammenführen.

Nachvollziehbarkeit

Jede Rechnung durchläuft exakt denselben Weg — ohne Abweichungen.

Besseres Projektcontrolling

Wenn Rechnungsdaten zuverlässig und früh im System sind, steigt die Qualität aller Auswertungen.

Es entsteht eine Prozessqualität, die früher nur durch sehr disziplinierte Teams möglich war.

Warum diese Lösung besonders ist

Der automatische Rechnungseingang ist nicht deshalb wertvoll, weil er Arbeit spart, sondern weil er Stabilität erzeugt.

• Ein Eingangskanal

• Einheitliche Validierungslogik

• Korrekte Daten ab dem ersten Schritt

• Klare Zuordnung

• Saubere Archivierung

• Keine Abhängigkeit von Einzelpersonen

Das System übernimmt die wiederkehrenden, fehleranfälligen Schritte. Menschen übernehmen das, was wichtig bleibt: Prüfung und Entscheidung.

Diese Rollenverteilung ist der Schlüssel für verlässliche Prozesse im Projektgeschäft.

Ausblick

Das Feature bildet die Grundlage für weitere Automatisierungsschritte. In Planung sind unter anderem:

• automatisierte Zahlungsdateien

• tiefere Validierungsregeln

• projektspezifische Analysen direkt ab Rechnungseingang

Biquanda entwickelt sich konsequent zu einem System, das Arbeitslast reduziert, bevor sie entsteht — und damit Teams deutlich entlastet.

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