E-Rechnung Architekten – Rechtliche Grundlagen & Pflichten

Die Rechnung per Post, Stempel drauf, ab in die Akte: Das hat lange funktioniert, bremst aber heute Projekte aus. Elektronische Rechnungen sind kein Randthema mehr, sondern Pflicht. Gerade Architekturbüros profitieren davon, weil Abläufe rund um HOAI-Phasen, Abschlagszahlungen und projektbezogene Kostenstellen strukturierter, prüfbarer und schneller werden.

Öffentliche Auftraggeber verlangen längst standardisierte E-Rechnungen – und auch im B2B-Bereich kommen verbindliche Termine. Wer frühzeitig mit einem passenden ERP-System die Basis legt, schützt Honorare vor Verzögerungen und spart tägliche Routinen ein.

Übersicht: Termine und Pflichten ab 2025

• B2B in Deutschland (Business-to-Business):

  • Rechnungen an Behörden müssen nach EN 16931 als E-Rechnung ausgestellt werden.

  • Bundesweit Pflicht seit 2020, Länder regeln Details über eigene Portale.

  • Standard: XRechnung, häufig mit Leitweg-ID.

    
    

  Zeitplan für alle Unternehmen:

  • Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

  • Bis 31. Dezember 2026: PDF- oder andere nicht strukturierte Rechnungen noch zulässig, mit Zustimmung des Empfängers.

  • Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze; kleine Unternehmen (≤ 800.000 € Vorjahresumsatz) haben Übergangsfrist bis Ende 2027.

  • Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungen für alle Unternehmen verbindlich.

  
  

  Hinweis: Vorgaben zu Leitweg-ID, Portalen und Einreichungskanälen unterscheiden sich je nach Bundesland und Vergabestelle.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Eine echte E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar. Ein einfaches PDF genügt nicht.

• EN 16931: europäischer Kernstandard.

• XRechnung: XML-basiertes Profil in Deutschland, Standard für Behörden.

• ZUGFeRD: Hybridformat (PDF + eingebettetes XML). Ab Version 2.1.1 kann es EN-16931-konform sein.

Vorteil: Pflichtfelder, Summen, Steuerlogik und Einheiten sind eindeutig definiert und validierbar – das reduziert Rückfragen und Ablehnungen.

Formate im Vergleich

Kriterium	XRechnung (XML)	ZUGFeRD 2.1/2.2 (PDF+XML)	EN 16931 generisch
Behörden-kompatibilität	Sehr hoch, Standard bei B2G	Je nach Behörde, meist nicht	Abhängig vom Profil
Lesbarkeit ohne Viewer	Gering	Hoch durch PDF	Variiert
Maschinenlesbarkeit	Vollständig	Vollständig	Vollständig
Leitweg-ID-Feld	Ja	Im XML möglich	Ja
Versand über PEPPOL	Standard	Möglich, wenn XML extrahierbar	Möglich

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Warum die E-Rechnung für Architekturleistungen relevant ist

• Abschlags- und Teilschlussrechnungen müssen Referenzen auf Verträge, Losnummern oder PO-Nummern tragen.

• HOAI-Positionen werden häufig mit Stunden, Pauschalen oder Prozentanteilen abgerechnet. Bei der Rechnungsstellung müssen diese Einheiten konform zu den erlaubten Codes der E-Rechnung sein.

• Öffentliche Auftraggeber prüfen Leitweg-ID, Projektkennzeichen und Zahlungskonditionen streng sowie automatisch. Fehlende Pflichtfelder führen oft zur Ablehnung.

ERP-Funktionen, die den Unterschied machen

Ein gutes ERP-System für Architekten sollte die E-Rechnung nicht als Behelf, sondern nativ unterstützen. Typische Funktionen sind:

Ausgangsrechnungen

• Unterstützung für EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD.

• Pflichtfelder vollständig, inkl. Leitweg-ID, Bestellnummer, Projektangaben.

• Export als XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF.

Eingangsrechnungen

• Import und Validierung von XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien.

• Automatische Beleganlage und Zuordnung zu Projekten.

Layout & Vorlagen

• Word-Vorlagen für das sichtbare Layout (Logo, Bankverbindung, Referenzen).

• Parallel dazu die maschinenlesbare Datei für Behörden.

Pflichtfelder und Referenzen

• Adressdaten, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung.

• Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Zahlungsziel.

• Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.

• Projekt- und Vergabenummern.

Validierung & Checks

• Pflichtfeldprüfung vor dem Versand.

• Taxonomie-Check gegen EN 16931.

• Hinweise bei fehlenden Angaben (z. B. Leitweg-ID oder Mengeneinheit).

Beispiel: Elektronische Eingangsrechnung im ERP-System Biquanda

Typische Stolperfallen für Architekturbüros

• Fehlende Leitweg-ID: führt oft zur Ablehnung.

• Unzulässige Mengeneinheiten: Freitext ist nicht zulässig, Standardcodes (z. B. HUR = Stunde) müssen verwendet werden.

• Falsche Steuercodes: bei grenzüberschreitenden Leistungen besonders relevant.

• Nachträgliche XML-Änderungen: nur über Storno und Gutschrift erlaubt.

Mehrwert im Tagesgeschäft

Für Architekturbüros bringt die E-Rechnung klare Vorteile:

• Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Standards verhindert Ablehnungen.

• Qualität: Saubere Strukturdaten verringern Rückfragen.

• Tempo: Automatisierter Import spart Buchhaltungszeit und sichert Skontofristen.

• Transparenz: Projektbezogene Auswertungen verbessern die Steuerung.

• Archivierung: Revisionssichere Ablage statt Papierordner.

Fazit: Wettbewerbsvorteil durch E-Rechnung für Architekten

Die E-Rechnung für Architekten ist mehr als eine gesetzliche Pflicht. Wer saubere Stammdaten pflegt, Pflichtfelder prüft und die Rechnungsprozesse im ERP-System digitalisiert, rechnet schneller ab und wird früher bezahlt. Damit verbessert sich nicht nur die Rechtssicherheit – auch Projektleiter und Geschäftsführung profitieren von mehr Transparenz, weniger Rückfragen und stabilen Cashflows.

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