Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland im geschäftlichen Verkehr (B2B, „Business-to-Business“) gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen annehmen zu können. Diese Vorgabe basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das im Frühjahr 2024 verabschiedet wurde und spezielle Anforderungen an Unternehmer enthält. Es gibt den rechtlichen Rahmen und den Fahrplan für die Umsetzung vor. Bisher galt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung lediglich für öffentliche Aufträge (B2G, „Business-to-Government“). Im internationalen Vergleich ist die E-Rechnung jedoch bereits in vielen Ländern weit verbreitet. Die Geschwindigkeit und das Ausmaß der Einführung hängen dabei von den jeweiligen nationalen Regelungen und betrieblichen Voraussetzungen ab.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen wirkt sich stark auf die internen Prozesse von Unternehmen aus, insbesondere auf das Rechnungswesen. Analoge Verfahren müssen digitalisiert werden, was zunächst mit Aufwand verbunden ist. Doch dieser Wandel bietet auch Chancen: Unternehmen können ihre internen Abläufe prüfen, optimieren und effizienter gestalten. In Zeiten von Fachkräftemangel kann dies besonders wertvoll sein. Zu Beginn der Umstellung tauchen häufig viele Fragen auf: Wie gestaltet man den Prozess rechtssicher und gleichzeitig kosteneffizient? Welche rechtlichen Besonderheiten müssen beachtet werden? Und wer bietet Unterstützung? Dieser Leitfaden gibt erste Antworten, zeigt die grundlegenden Schritte der Einführung der E-Rechnung und liefert praktische Tipps zur erfolgreichen Umsetzung.
Technologische Voraussetzung und Mehrwert
Die "neue" elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten Format erstellt, versendet und empfangen wird, um eine automatisierte Weiterverarbeitung beim Empfänger zu ermöglichen. Eine in Word erstellte Rechnung, die anschließend in ein PDF, JPEG oder PNG umgewandelt und per E-Mail verschickt wird, gilt nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU nicht als echte E-Rechnung. Die EU-Richtlinie legt fest, dass elektronische Rechnungen standardisiert und maschinenlesbar sein müssen, um automatisiert verarbeitet zu werden, und verweist auf die Anwendung der Norm EN 16931. Zukünftig werden Unternehmen Rechnungen in strukturierten Datenformaten versenden, wie zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD oder EDI (Electronic Data Interchange), die teilweise bereits bekannt sind.
Viele Firmen, die bereits im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Stellen tätig sind, werden das Format XRechnung möglicherweise schon kennen und erste Erfahrungen im Umgang mit der E-Rechnung gemacht haben.
Da die Daten in der Regel maschinenlesbar sind, können elektronische Rechnungen ohne spezielle Software nicht direkt interpretiert werden. Anzeigeprogramme oder ERP-Systeme sind notwendig, um die Daten für den Menschen lesbar zu machen. Dieser Faktor kann den Rechnungsverarbeitungsprozess innerhalb eines Unternehmens deutlich verändern, da es nicht mehr möglich ist, dass jeder Empfänger einer Rechnung per E-Mail diese sofort auf ihre Richtigkeit prüfen kann, da die visuelle Darstellung (wie bei PDFs oder Bildern) fehlt.
Es gibt verschiedene digitale Wege, wie eine E-Rechnung übermittelt werden kann. Oftmals legt der Rechnungsempfänger fest, welcher Übertragungsweg verwendet werden soll. Daher ist es ratsam, im Vorfeld eine gemeinsame Absprache zu treffen und den geeigneten Übertragungsweg zu vereinbaren.
Derzeit stehen folgende Übertragungsmethoden zur Verfügung:
Eingabe über ein Webportal oder die Website des Empfängers
Hochladen der Rechnung über ein Online-Portal oder die Webseite des Empfängers
Versand per E-Mail als Anhang
Nutzung eines Webservices
Das Ziel sollte darin bestehen, das gesamte Rechnungswesen durch den Einsatz der E-Rechnung zu digitalisieren. Dafür müssen sowohl der Versand als auch der Empfang elektronischer Rechnungen sowie deren automatisierte Verarbeitung im Unternehmen strukturiert und organisiert werden. Wie diese einzelnen Schritte umgesetzt werden und in welcher Reihenfolge dies geschieht, hängt maßgeblich von den internen Systemen und Prozessen ab, insbesondere von der eingesetzten Software. Zudem können Anforderungen der Geschäftspartner, wie etwa der Digitalisierungsgrad von Lieferanten, Kunden oder auch des Steuerberaters, die Herangehensweise beeinflussen.
Gesetzliche Neuerungen und Übergangsfristen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Im Gegensatz zur bisherigen Regelung ist ab diesem Datum keine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich. Auch die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Um den Unternehmen den Übergang zu erleichtern, wurden vom Gesetzgeber Übergangsfristen (bzw. Übergangsregelungen) für die Umsetzung eingeführt. Diese Regelungen gelten für die Jahre 2025 bis 2027 und sollen die Umstellung auf elektronische Rechnungen schrittweise ermöglichen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen zu empfangen, zu verarbeiten und zu speichern. Bis Ende 2026 ist es jedoch noch erlaubt, für inländische B2B-Geschäfte Papierrechnungen zu verwenden. Auch elektronische Rechnungen im alten Format, wie etwa PDFs, sind bis zu diesem Zeitpunkt weiterhin zulässig, vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt dem zu.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt haben, verpflichtet, elektronische Rechnungen an andere Unternehmen auszustellen. Für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro liegt, bleibt es auch im Jahr 2027 möglich, Papierrechnungen zu versenden. Auch hier dürfen elektronische Rechnungen im alten Format genutzt werden, allerdings ist auch hier die Zustimmung des Empfängers notwendig.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bleibt der elektronische Datenaustausch (EDI) weiterhin zulässig, auch wenn die Rechnungen nicht den neuen europäischen Normen entsprechen oder mit diesen kompatibel sind.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen, unabhängig von Umsatz oder Unternehmensgröße, elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format für inländische Geschäftskunden ausstellen. Dies gilt für Unternehmen jeder Größe und Rechtsform. Unternehmen, die bereits öffentliche Aufträge bearbeiten, sind mit der E-Rechnung (wie der XRechnung) vertraut und müssen diese bereits verwenden.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind ebenfalls betroffen und sollten ihre internen Prozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und darüber hinaus Effizienzgewinne zu erzielen.
Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der E-Rechnungsregelung nicht betroffen. Sollten Sie künftig elektronische Rechnungen an Endverbraucher senden wollen, ist weiterhin deren Zustimmung erforderlich. Zudem gelten für steuerfreie Lieferungen und Leistungen (§ 4 Nummer 8 bis 29 UStG), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise Ausnahmen, die es ermöglichen, diese weiterhin in Papierform oder auf andere Weise zu übermitteln.
Vorteile für Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnung revolutioniert das Rechnungswesen und bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmer mit sich. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile aufgeführt, die Unternehmen durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen erwarten können.
Kostenersparnis: Der digitale Rechnungsversand reduziert Kosten für Papier, Druck und Porto. Zeit- und Personalkosten werden eingespart, wodurch Kapazitäten für das Kerngeschäft frei werden.
Schnellere Zustellung und Bearbeitung: Elektronische Rechnungen erreichen den Empfänger sofort und können schneller, eventuell automatisiert, bearbeitet werden. Dies führt idealerweise zu schnelleren Zahlungen.
Automatisierte Datenübernahme: Rechnungsdaten können automatisiert in die Buchhaltung oder ein ERP-System übernommen werden, was Fehlerquellen bei der Dateneingabe reduziert und die Datenqualität verbessert.
Effizientes Monitoring und Auswertung: Rechnungsdaten müssen nicht mehrfach erfasst werden und stehen sofort zur Verfügung, was das Monitoring und die Auswertung erleichtert.
Reduzierung von Fehlerquellen: Der Prozess des Abtippens oder Einscannens von Papierrechnungen entfällt, was Fehlerquellen reduziert und Zeit sowie Personalkosten spart.
Automatisierte Weiterverarbeitung: Empfangene elektronische Rechnungen können idealerweise automatisiert in nachgelagerten betrieblichen Prozessen weiterverarbeitet werden. Erfahrungen zeigen, dass dadurch ein Großteil der Kosten für die Rechnungsbearbeitung eingespart werden kann.
Zeit- und ortsunabhängige Bearbeitung: Die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ermöglicht eine zeit- und ortsunabhängige Bearbeitung, was angesichts des Fachkräftemangels und der zunehmenden Arbeit im Homeoffice an Bedeutung gewinnt.
Optimierte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen kann die digitale Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Steuerberater erheblich verbessert werden. Belege können direkt in der Buchhaltung verarbeitet und in Echtzeit von beiden Seiten, Steuerberater und Unternehmen, eingesehen werden. Dies führt zu einer schnelleren und kosteneffizienteren Bearbeitung der Buchhaltung und Steuererklärung, da Kontierungsarbeiten minimiert und Rückfragen elektronisch geklärt werden können. Automatische Zeitstempel sorgen für eine strukturierte, GoBD-konforme Ablage, und betriebswirtschaftliche Auswertungen in Echtzeit ermöglichen fundierte Entscheidungen auf aktueller Datengrundlage.
Umstellung betrieblicher Abläufe
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnung) bringt zahlreiche Veränderungen und Vorteile für betriebliche Abläufe mit sich. Um diese Vorteile voll ausschöpfen zu können, ist es wichtig, die internen Prozesse sorgfältig zu planen und anzupassen.
Rechnungsausgang
Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen sollte der Rechnungsausgang unmittelbar nach Abschluss eines Auftrags erfolgen – ähnlich wie bei herkömmlichen Rechnungen. Dabei ist es ratsam, das Auftragsmanagement direkt mit der Rechnungslegung zu verbinden, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen. Dies wird idealerweise in einem integrierten System umgesetzt, das sowohl Aufträge als auch Rechnungen verknüpft. Die Möglichkeiten hängen jedoch stark von der bestehenden IT-Infrastruktur ab. Gegebenenfalls sind Investitionen in neue Hardware oder Software notwendig, um den Prozess effizient zu gestalten.
Nach der Erstellung einer Rechnung sollte diese automatisch im System erfasst und für den Versand vorbereitet werden. Die Rechnungszustellung kann dann über den gewählten Übertragungsweg erfolgen, wie beispielsweise per E-Mail im ZUGFeRD-Format. Langfristig ist es erstrebenswert, den Versand vollständig digital abzuwickeln.
Ein wichtiger Aspekt ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers: Nach § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG ist aktuell noch die Zustimmung des Empfängers erforderlich, wenn Rechnungen in elektronischen Formaten wie PDF oder JPEG übermittelt werden. Diese Zustimmung kann über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt oder schriftlich eingeholt werden. Es ist empfehlenswert, eine Musterrechnung beizufügen, um dem Empfänger ein besseres Verständnis des neuen Formats zu vermitteln. Die erteilten Zustimmungen müssen revisionssicher gespeichert werden. Ab dem 1. Januar 2025 entfällt diese Zustimmungspflicht für elektronische Rechnungen im neuen Format aufgrund der allgemeinen Annahmeverpflichtung.
Rechnungsempfang
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Obwohl in den ersten Monaten des Jahres 2025 noch keine große Menge an E-Rechnungen erwartet wird, ist es ratsam, frühzeitig Vorkehrungen zu treffen. Unternehmen sollten daher bereits im Vorfeld mit ihren Lieferanten und Geschäftspartnern kommunizieren, um einen realistischen Zeitrahmen für die Umstellung zu vereinbaren und ihre Verpflichtung zur E-Rechnung zu erfüllen.
Aufbewahrung
Auch bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen müssen Unternehmen bestimmte Richtlinien beachten, insbesondere die Grundsätze der GoBD. Da es sich um digitale Dokumente handelt, müssen sie in ihrem ursprünglichen Format archiviert und unverändert bleiben. Wenn keine spezielle Dokumentenmanagementsoftware vorhanden ist, müssen alternative Maßnahmen ergriffen werden, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist gesichert bleibt.
ERP-System & E-Rechnung: Eine vorteilhafte Beziehung
Die Implementierung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist besonders sinnvoll, wenn es um die Umstellung auf die E-Rechnung geht. Ein solches System bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Automatisierung der Rechnungsstellung hinausgehen und die Effizienz im gesamten Unternehmen erheblich steigern können.
Automatisierte Erstellung und Buchung
Ein ERP-System ermöglicht die automatisierte Erstellung und Buchung von elektronischen Rechnungen. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, kann das System automatisch eine E-Rechnung generieren, die alle relevanten Daten enthält. Diese Rechnung wird dann direkt im System erfasst und für den Versand vorbereitet. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote, die bei manueller Dateneingabe auftreten kann.
Effizienter Versand
Der Versand elektronischer Rechnungen wird durch ein ERP-System erheblich vereinfacht. Die Rechnungen können automatisch über den gewählten Übertragungsweg, wie beispielsweise per E-Mail im ZUGFeRD-Format, versendet werden. Langfristig ist es erstrebenswert, den Versand vollständig digital abzuwickeln, was durch ein ERP-System problemlos möglich ist. Dies führt zu einer schnelleren Zustellung und Bearbeitung der Rechnungen, was wiederum zu schnelleren Zahlungen führen kann.
Empfang und Verarbeitung eingehender Rechnungen
Ein weiterer großer Vorteil eines ERP-Systems ist die effiziente Verarbeitung eingehender elektronischer Rechnungen. Diese können direkt in das System importiert und automatisch weiterverarbeitet werden. Das System kann die Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltung oder ein ERP-Modul übernehmen, was Fehlerquellen bei der Dateneingabe reduziert und die Datenqualität verbessert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Personalkosten.
Integration und Verknüpfung von Prozessen
Ein ERP-System ermöglicht die nahtlose Integration und Verknüpfung verschiedener Geschäftsprozesse. Das Auftragsmanagement kann direkt mit der Rechnungslegung verbunden werden, was eine reibungslose Abwicklung sicherstellt. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass der neue Prozess nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert wird. Die Möglichkeiten hängen jedoch stark von der bestehenden IT-Infrastruktur ab, und gegebenenfalls sind Investitionen in neue Hardware oder Software notwendig, um den Prozess effizient zu gestalten.
Echtzeit-Zugriff und betriebswirtschaftliche Auswertungen
Mit einem ERP-System haben Unternehmer jederzeit Echtzeit-Zugriff auf ihre Rechnungsdaten. Dies ermöglicht betriebswirtschaftliche Auswertungen in Echtzeit, wodurch Unternehmen jederzeit einen einfachen Überblick über ihre finanziellen und betriebswirtschaftlichen Verhältnisse (Vermögens- und Ertragslage) erhalten. Betriebswirtschaftliche Entscheidungen können somit auf einer aktuellen Datengrundlage getroffen werden, was die Entscheidungsfindung erheblich verbessert.
GoBD-konforme Archivierung
Ein ERP-System unterstützt die GoBD-konforme Archivierung elektronischer Rechnungen und gewährleistet somit die Compliance. Da es sich um digitale Dokumente handelt, müssen sie in ihrem ursprünglichen Format archiviert und unverändert bleiben. Ein ERP-System kann automatische Zeitstempel setzen und sicherstellen, dass die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet bleibt. Dies ist besonders wichtig, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein.
Reduzierung manueller Nachbearbeitungsaufwände
Durch die elektronische Belegführung und die direkte Weiterverarbeitung in der Buchhaltung können beim Steuerberater die Kontierungsarbeiten entfallen beziehungsweise minimiert werden. Eine schnellere Bearbeitung der Buchhaltung könnte erfolgen, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Die Klärung notwendiger Rückfragen erfolgt elektronisch am Objekt, was den gesamten Prozess weiter beschleunigt.
Schnittstellen zu anderen Anwendungen
Darüber hinaus bietet ein ERP-System Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und anderen Geschäftssystemen, was die Integration und den Datenaustausch erheblich erleichtert. Dies ist besonders vorteilhaft in Bezug auf die E-Rechnung, da Rechnungsdaten nahtlos in die Buchhaltungssoftware übernommen und weiterverarbeitet werden können. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine effiziente und reibungslose Abwicklung der Rechnungsprozesse. Dies ist besonders wichtig, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Ein ERP-System ermöglicht eine optimierte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Belege können direkt durch den Steuerberater in der Buchhaltung verarbeitet werden. Im Idealfall liegen die Belege in einer Cloud oder auf einem Server in einem Rechenzentrum, sodass auf die Daten von beiden Seiten, Steuerberater und Unternehmen, jederzeit in Echtzeit zugegriffen werden kann. Dies führt zu einer schnelleren und kosteneffizienteren Bearbeitung der Buchhaltung.
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