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  • AutorenbildBernhard Adler

Ressourcenplanung im Projektmanagement: Praktische Tipps für eine reibungslose Umsetzung

Ein überfüllter Terminkalender, Konkurrenz um Schlüsselpersonal und unerwartete Engpässe - diese Szenarien sind im Projektmanagement leider keine Seltenheit. Klar definierte Prioritäten und eine flexible Herangehensweise sind entscheidend, um Ressourcen effizient einzusetzen und knappe Budgets zu wahren. Die Ressourcenplanung ist das Herzstück des Projektmanagements.



Grundlagen effektiver Ressourcenplanung


Eine fundierte Ressourcenplanung beginnt mit einer präzisen Erfassung der verfügbaren Kapazitäten und Fähigkeiten Ihres Teams. Es ist essenziell, ein tiefgreifendes Verständnis für die Stärken und Schwächen jedes Teammitglieds zu entwickeln, um Aufgaben effizient zu verteilen. Gleichzeitig müssen Projektdaten, Projektaufgaben und Projektanforderungen akkurat analysiert werden, um eine realistische Einschätzung der benötigten Ressourcen zu gewährleisten. Zentral für eine belastbare Planung ist die Integration von Pufferzeiten für Eventualitäten und die transparente Kommunikation mit allen Beteiligten. Somit wird eine Basis geschaffen, die nicht nur Konflikte reduziert, sondern auch die Adaption an Veränderungen erleichtert.



Priorisierung von Projektzielen


Erfolgreiche Projektmanagement-ERP-Lösungen zeichnen sich durch die Integration der Prioritätensetzung als Kernfunktion aus. Dadurch wird die Erleichterung strategischer und operativer Entscheidungen ermöglicht und eine konsequente Verfolgung der priorisierten Ziele gewährleistet.


Um die Priorisierung effektiv zu gestalten, ist die Anwendung einer systematischen Methode wie der Eisenhower-Matrix oder der MoSCoW-Methode empfehlenswert. Solche Instrumente helfen dabei, Aufgaben hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten.


Die konstante Überprüfung und Anpassung der Prioritäten im Laufe des Projekts ist unabdingbar. Während eine ERP-Lösung für einen dynamischen Überblick sorgt, müssen Führungskräfte bereit sein, auf Basis neuer Informationen die Prioritätenliste in den Projektplänen aktualisiert zu halten.



Agilität leben


Agilität im Projektmanagement geht über flexible Methoden und Prozesse hinaus, sie erfordert ein Umdenken in der gesamten Organisation. Mit einer agilen Einstellung werden Herausforderungen als Chancen begriffen und entsprechend genutzt. Eine schnelle Anpassungsfähigkeit ist dabei entscheidend.


Veränderungen sind im Projektgeschäft allgegenwärtig und eine agile Arbeitsweise ermöglicht es, darauf effizient zu reagieren. Iterative Prozesse (wie Scrum oder Kanban) unterstützen diese dynamische Strategie.


Diese wiederum erfordern eine kontinuierliche Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Dank agiler Methoden können Ressourcen flexibler geplant und verteilt werden.


Während ein Projekt voranschreitet, ermöglicht Agilität das Einbeziehen neuer Informationen und Kundenfeedbacks, um Prozesse und Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern. Diese Offenheit für Anpassungen ist für eine nachhaltige Ressourcenplanung unerlässlich.


Schließlich gilt es, in einer agilen Welt nicht nur Pläne zu schmieden, sondern auch die Fähigkeit zu entwickeln, von diesen Plänen abzuweichen. Flexibles Umgehen mit unvorhergesehenen Ereignissen stellt eine grundlegende Kompetenz agilen Projektmanagements dar.



Grobe und vorausschauende Planung


Um eine stabile Basis im Projektmanagement zu schaffen, ist eine grobe Planung als Schritt seitens der Projektmanager unerlässlich. Sie legt den Grundstein für alle weiterführenden Entscheidungen und dient als Orientierungsrahmen für das gesamte Projektteam.


Durch eine solide Grobplanung wird der Rahmen für den Einsatz von Projektressourcen gesteckt, dabei sollten allerdings flexible Puffer für Unvorhergesehenes integriert werden. Zukünftige Eventualitäten wie erhöhte Kosten können somit berücksichtigt und entschärft werden, bevor sie zu Stressfaktoren mutieren.


Vorausschauende Planung ist jedoch nicht nur Risikomanagement, sondern auch die Antizipation von Wachstum und Expansion. Dies betrifft die Allokation sowohl von materiellen als auch von personellen Ressourcen, um potenzielle Chancen proaktiv nutzen zu können.


Des Weiteren erfordert eine vorausschauende Kapazitätsplanung die regelmäßige Überprüfung und Anpassung anhand neuer Informationen. Sich ändernde Marktbedingungen, technologische Entwicklungen oder Kundenanforderungen machen eine dynamische Planung unabdingbar.


Zusammenfassend ermöglicht eine Kombination aus grober und vorausschauender Planung eine resiliente Strukturierung von Projekten. Sie trägt dazu bei, Risiken zu minimieren und Opportunitäten proaktiv und stressfrei zu ergreifen.


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Disziplinierung der internen Abstimmung


Eine effiziente Abstimmung innerhalb des Teams ist das Fundament für eine erfolgreiche Ressourcenplanung. Ohne eine klar definierte Kommunikationsstruktur existiert das Risiko von Informationsverlusten, die zu unnötigen Verzögerungen führen können.


Um diese Herausforderung zu meistern, ist die Einführung von Standardprozessen für die interne Kommunikation unabdingbar. Regelmäßige Meetings, klar zugewiesene Zuständigkeiten und eine transparente Informationspolitik ermöglichen eine agile und präzise Abstimmung. Dadurch werden Entscheidungswege verkürzt und alle Teammitglieder sind stets auf dem aktuellen Stand der Projektdetails.


Ebenso wichtig ist eine zentrale Plattform für das Informationsmanagement. Moderne ERP-Systeme bieten hierfür integrierte Lösungen, die einen zentralen Zugriff auf Projektdaten ermöglichen und so die Kollaboration zwischen den Abteilungen erleichtern.


Zugleich muss ein Bewusstsein für die Relevanz von präziser und zeitnaher Informationsweitergabe geschaffen werden. Eine gelebte Feedbackkultur, die den kontinuierlichen Austausch zwischen Projektbeteiligten fördert und wertschätzt, bildet die Grundlage für eine disziplinierte interne Abstimmung. Nur so können Ressourcen effektiv geplant und genutzt werden, ohne dass es zu Stress oder Konflikten im Team kommt.



Etablierung von Kundenbeziehungen auf Augenhöhe


Vertrauen ist die Basis jeder Zusammenarbeit. In der Projektarbeit ist dies nicht anders. Eine erfolgreiche Partnerschaft beruht auf wechselseitigem Verständnis und Respekt. Eine wesentliche Komponente dabei ist es, eine Kundenbeziehung aufzubauen, die von Anfang an geprägt ist von Augenhöhe, Offenheit und Transparenz. So entsteht ein Umfeld, in dem beide Seiten ihre Vorstellungen und Erwartungen klar kommunizieren und gemeinsame Lösungen entwickeln können.


Eine ERP-Lösung kann viel mehr als nur unterstützen. Sie bildet das Rückgrat einer gut organisierten Abstimmung – nicht nur intern, sondern auch mit den Kunden – und ermöglicht es, gemeinsame Ziele zu verfolgen und Prozesse transparent zu gestalten. Dabei bieten die integrierten Werkzeuge der ERP-Software eine effiziente Unterstützung.


Durch die Integration von CRM-Funktionalitäten in die ERP-Software können Kundeninformationen zentral verwaltet und Prozesse rund um die Kundenpflege optimiert werden. Dies fördert die Nähe zum Kunden und die Möglichkeit, auf seine Bedürfnisse individuell und flexibel einzugehen. Mittel- bis langfristig wird dieser integrative Ansatz zunehmend wichtiger, da Kundenbeziehungen immer mehr durch digitale Schnittstellen geprägt sein werden. Die Nutzung von aussagekräftigen Daten und Analysen führt zum tieferen Verständnis und stärkt somit die Kundenzufriedenheit und -bindung auf lange Sicht.



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