E-Rechnung mit ERP: Mehr Effizienz bei voller Compliance

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen hat in der Geschäftswelt für eine völlig neue Dynamik gesorgt. In vielen europäischen Staaten, insbesondere auch in Deutschland, sind E-Rechnungen inzwischen der neue Standard – nicht allein aus Gründen der Effizienz, sondern auch wegen gesetzlicher Vorgaben. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen nach Lösungen suchen, die diesen Wandel nicht nur begleiten, sondern auch vereinfachen. Gerade für Unternehmen, die im B2B-Bereich aktiv sind oder mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist eine Lösung gefragt, die flexibel, zukunftsgerecht und vor allem rechtskonform funktioniert. Hier setzen moderne ERP-Systeme an.

Im Zentrum der Veränderungen steht die europaweit gültige Norm EN 16931. In Deutschland sind Begriffe wie „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ längst im Büroalltag angekommen. Die Herausforderung besteht allerdings darin, den gesamten Lebenszyklus eines elektronischen Dokuments sicher und effizient abzubilden – von der Erstellung, über die automatische Prüfung bis hin zum Import und Export in die eigenen Systeme.

Wie die E-Rechnung den Austausch beschleunigt

Unternehmen wechseln seit einigen Jahren verstärkt zur E-Rechnung, auch im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht. Die Zeit der papierenen Archivordner und endlosen Listen ist passé. Die E-Rechnung bietet dafür unter anderem folgende Vorteile:

• Deutliche Verringerung des manuellen Aufwands

• Verbesserte Nachvollziehbarkeit durch elektronische Workflows

• Schnelle und sichere Übertragung sowie Empfang von Rechnungsdaten

• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten

Ein optimierter Rechnungsworkflow braucht weit mehr als den simplen Versand von PDFs. Entscheidend sind strukturierte, XML-basierte Formate und nahtlose Schnittstellen – insbesondere zu ERP-Systemen. Nur durch die direkte Integration in das ERP lassen sich Rechnungen automatisiert verarbeiten, revisionssicher dokumentieren und langfristig archivieren. So wird die E-Rechnung zum durchgängigen, medienbruchfreien Prozess, der nicht nur Effizienz, sondern auch Rechtssicherheit und Transparenz garantiert.

Die Vorgaben: EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland kommen insbesondere zwei Standards zum Einsatz. Die XRechnung ist dabei vor allem bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern gefordert. Sie basiert direkt auf der EN 16931 und umfasst ein striktes XML-Format, das exakt die darin geforderten Datenfelder beinhaltet.

Das ZUGFeRD-Format wiederum verbindet klassische PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Inhalten. Es ist für viele Unternehmen interessanter, weil es für Empfänger sowohl maschinen- als auch menschenlesbar bleibt.

Standard	Empfohlen für	Format	Beschreibung
XRechnung	Behörden, Verwaltung	XML	EN 16931-konform, streng strukturiert
ZUGFeRD	B2B, gemischte Empfänger	PDF mit XML-Anteil	Visuell lesbar, maschinell auswertbar, EN 16931 Maßgabe

Beide Standards bieten die nötige Flexibilität, um sowohl interne als auch externe E-Rechnungsprozesse effizient abzubilden.

Automatische Validierung und Prüfung

Ein entscheidender Schritt im Workflow der E-Rechnung ist die automatische Validierung. ERP-Systeme setzen hier auf integrierte Prüfmechanismen, die XML-Dokumente auf Konformität mit den geltenden Standards checken.

Einige zentrale Prüfkriterien:

• Vollständigkeit aller verpflichtenden Felder

• Korrekte Formatierung von Beträgen und Steuerinformationen

• Einhaltung der ISO-Codes für Währungen und Steuern

• Struktur der XML-Dateien laut EN 16931

Diese Validierung läuft beim Upload oder Eingang einer elektronischen Rechnung automatisch. Fehler oder Unstimmigkeiten werden sofort im ERP-System angezeigt, sodass sie noch vor der Weiterverarbeitung korrigiert werden können. Das reduziert Rückfragen und Nacharbeiten erheblich.

Eingangsrechnungen als E-Rechnung importieren

Nicht jede eingehende Rechnung liegt im gewünschten elektronischen Format vor. Moderne ERP-Systeme bieten daher flexible Möglichkeiten, verschiedene Rechnungsarten einzulesen und zu interpretieren.

Ein kurzer Überblick des Importprozesses:

1. Import von Rechnungsdokumenten (XRechnung, ZUGFeRD, andere XML-Varianten)

2. Automatisierte Erkennung und Validierung der Dokumente

3. Extraktion relevanter Datenfelder

4. Anreicherung um unternehmensspezifische Zusatzdaten, falls notwendig

5. Zuordnung zu Bestellvorgängen oder Kreditoren im ERP-System

Wird eine SEPA-Überweisung notwendig, lassen sich aus den importierten Eingangsrechnungen direkt Zahlungsdateien erzeugen.

Ausgangsrechnungen rechtssicher als E-Rechnungen erstellen

Die Generierung von E-Rechnungen für Ausgangsrechnungen bringt besondere Anforderungen mit sich. Für öffentliche Auftraggeber ist in Deutschland die XRechnung Pflicht; andere Geschäftspartner erwarten häufig ZUGFeRD oder hybride Varianten.

Hier punkten ERP-Systeme mit einer flexiblen Ausgangslogik, die je nach Empfängertyp standardgerecht die korrekten Formate auswählt. Dabei geschieht folgendes:

• Auswahl des relevanten Rechnungsstandards pro Empfänger

• Automatische Erstellung der XML- beziehungsweise ZUGFeRD-Dokumente direkt aus den ERP-Stammdaten

• Anreicherung durch Pflichtangaben wie z. B. Auftragsreferenz, Leitweg-ID oder Zahlungsbedingungen

• Zuordnung und Archivierung im elektronischen Rechnungsjournal

Das beschleunigt nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch den späteren Abgleich von Zahlungseingängen und die Zuordnung im Buchhaltungssystem.

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Workflow zur Erstellung von E-Ausgangsrechnungen

Die effiziente Erstellung eines elektronischen Ausgangsrechnungsworkflows sorgt für Klarheit und Transparenz. Idealerweise folgt der Prozess diesem Ablauf:

• Auswahl des Rechnungstyps (XRechnung, ZUGFeRD, PDF, Hybrid)

• Prüfung aller Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität

• Automatische Erstellung des passenden Dokuments nach EN 16931-Vorgaben

• Versand per Mail, über ein elektronisches Portal oder direkten System-Schnittstellen (bspw. Peppol)

• Speicherung und automatische Archivierung für spätere Audits

Tritt ein Fehler auf, greift der integrierte Prüfmechanismus des ERP-System, der gezielt auf fehlende oder inkorrekte Pflichtinformationen hinweist.

Prüfung und Verarbeitung von E-Eingangsrechnungen

Der Empfang und die Prüfung elektronischer Rechnungen laufen mit ERP-Systemen zunehmend automatisiert ab. Das beschleunigt den Verarbeitungsprozess, sichert Compliance und reduziert die Fehlerquote im Rechnungswesen.

Der Workflow im ERP-System gliedert sich dabei häufig wie folgt:

• Eingang und automatische Erkennung des Rechnungsformats

• Validierung der formalen Anforderungen (z.B. Steuerpflichten, Betragsfelder)

• Prüfung des auftrags- oder bestellbezogenen Bezugs

• Abgleich mit bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Datensätzen

• Freigabeprozess im Rahmen des Genehmigungsworkflows

Eine nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften sorgt dafür, dass der Rechnungsworkflow nicht zur Insellösung wird.

Befreiungsgründe bei elektronischen Ausgangsrechnungen

Es gibt Konstellationen, in denen eine elektronische Ausgangsrechnung nicht Pflicht ist. So sind beispielsweise kleine Unternehmen mit begrenzten Jahresumsätzen in manchen Bundesländern noch befristet ausgenommen, sofern ausdrücklich darauf hingewiesen wird.

Typische Befreiungsgründe:

• Rechnungen ohne Mehrwertsteuerausweis (z. B. Kleinunternehmerregelung, innergemeinschaftliche Lieferung)

• Jahresumsatz unter der gesetzlich festgelegten Schwelle

• Kleinbetragsrechnungen bis zu 250€

  
  

Diese Befreiungen werden im System dokumentiert, um auch später beim Audit Belege vorzuhalten.

Intercompany-Rechnungen effizient abbilden

Unternehmen mit mehreren verbundenen Gesellschaften stehen vor der Herausforderung, auch konzerninterne Rechnungen effizient, transparent und rechtskonform auszutauschen. Die E-Rechnung erleichtert hier neben der Konsistenz auch die Automatisierung.

ERP-Systeme erlauben:

• Einrichtung spezifischer Regeln für Intercompany-Beziehungen

• Automatischen Import und Export der Rechnungen zwischen den Gesellschaften

• Archivierung aller relevanten Kommunikations- und Transaktionsdaten

Der interne Rechnungsverkehr wird nachvollziehbar und prüfungssicher gestaltet, was insbesondere bei Konzernprüfungen oder im Rahmen von Intercompany-Abstimmungen von Bedeutung ist.

SEPA-Überweisungsdateien direkt erstellen

Bei Eingangsrechnungen spielt die zügige Zahlungsabwicklung eine wichtige Rolle. ERP-Systeme bieten daher die Option, auf Knopfdruck SEPA-Überweisungsdateien zu erzeugen.

Vorteile der automatischen SEPA-Dateierstellung:

• Minimierung von Tippfehlern und manuellen Übertragungsfehlern

• Direkte Übernahme aller relevanten Zahlungsdaten aus der Rechnung

• Komfortable Einspielung in die Banking-Software

• Sicherstellung, dass alle rechtlichen Anforderungen für Zahlungsdatenträger erfüllt sind

So wird aus der E-Rechnung ein durchgehend digitaler Zahlungsprozess – von der Rechnungsprüfung bis zur Überweisung.

Die Zukunft liegt im vernetzten Rechnungsprozess

Immer mehr Unternehmen nutzen integrierte Plattformen, um den kompletten elektronischen Rechnungsprozess zu steuern. Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitale Rechnungen werden nicht nur gesetzeskonform nach aktuellen Standards erstellt, sondern auch sicher weiterverarbeitet, geprüft und archiviert. Über Schnittstellen, digitale Workflows und direkte Anbindungen an ERP- und Zahlungssoftware werden Medienbrüche vermieden.

Gerade ERP-Systeme spielen dabei eine Schlüsselrolle: Sie ermöglichen es, den gesamten Lebenszyklus der E-Rechnung zentral zu verwalten – von der Erstellung über die Freigabe bis hin zur Verbuchung und Archivierung. Durch die Integration in bestehende Prozesse sorgen ERP-Systeme für maximale Effizienz, Transparenz und Compliance.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist längst keine Option mehr – sie ist ein zentraler Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse. Unternehmen, die auf ERP-gestützte E-Rechnungsverarbeitung setzen, profitieren von automatisierten Abläufen, geringeren Fehlerquoten und einem klaren Wettbewerbsvorteil. Wer jetzt investiert, legt den Grundstein für eine zukunftsfähige, vernetzte Rechnungsabwicklung.

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