Digitale Belegerfassung: Schnell und fehlerfrei zur Spesenabrechnung

Die manuelle Belegerfassung bei der Reisekostenabrechnung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und birgt das Risiko von Datenverlusten. Wer schon einmal Quittungen gesammelt, handschriftlich erfasst oder mehrfach überprüft hat, kennt den enormen Aufwand – und die möglichen Fehlerquellen. In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wird die strukturierte und automatisierte Verwaltung von Ausgaben zur zentralen Voraussetzung für moderne Buchhaltungsprozesse.

Die digitale Belegerfassung mit einem ERP-System ermöglicht es, Ausgaben direkt unterwegs zu erfassen, automatisch zu digitalisieren und zentral abzulegen. Mit einer mobilen App reicht es, Belege zu scannen, relevante Daten auszulesen und sie direkt in die Abrechnung zu übertragen. Das spart Zeit, minimiert Fehler und schafft Transparenz – für Mitarbeitende ebenso wie für Buchhaltung und Controlling.

Von der Quittung zum digitalen Beleg

Die Zeiten, in denen Papierbelege gesammelt, sortiert und manuell abgetippt werden mussten, gehören der Vergangenheit an. Moderne ERP-Systeme bieten mobile Anwendungen, mit denen Belege direkt am Ort der Ausgabe erfasst werden können. Das funktioniert einfach:

• Beleg mit dem Smartphone fotografieren

• App erkennt automatisch Betrag, Datum und Steuersatz

• Daten werden zentral im System gespeichert

• Beleg steht sofort zur weiteren Bearbeitung bereit

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Alternativ kann die Erfassung auch direkt im ERP-System erfolgen, wenn der Beleg digital vorliegt. Die Benutzerführung ist intuitiv gestaltet und erfordert keine lange Einarbeitung.

Vorteile der digitalen Belegerfassung

Was zunächst wie eine technische Spielerei wirkt, entfaltet im Alltag große Vorteile. Digitale Belegerfassung entlastet die Buchhaltung, reduziert Fehler und beschleunigt Prozesse:

• Belege sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar

• Kein Verlust von Quittungen mehr

• Automatische Zuordnung erleichtert Auswertungen

• Weniger Rückfragen an Mitarbeitende durch klare Erfassung

• Daten sind strukturiert und exportbereit für Buchhaltungssysteme

  
  

Besonders im Controlling sorgt die Transparenz für schnelle, präzise Auswertungen. Statt mühsam Daten zu suchen, sind alle Belege mit wenigen Klicks verfügbar.

Fehleranfälligkeit minimieren

Manuelle Erfassung ist anfällig für Fehler wie Tippfehler oder falsche Steuersätze, was Zeit, Geld und Nerven kostet. ERP-Systeme mit digitaler Belegerfassung automatisieren wichtige Prüfungen:

• Automatische Erkennung von Betrag, Datum und Steuersatz

• Systemprüfungen verhindern fehlerhafte oder unvollständige Daten

• Vordefinierte Belegarten ermöglichen gezielte Sachkontenzuordnung

  
  

So werden menschliche Fehler drastisch reduziert – ein klarer Vorteil bei Jahresabschlüssen und externen Prüfungen.

Umgang mit internationalen Belegen

Für global agierende Unternehmen ist die Verwaltung von Belegen in unterschiedlichen Währungen eine Herausforderung. Digitale Belegerfassung bietet hier Lösungen:

• Belege können in jeder Währung erfasst werden

• Automatische Erkennung von Betrag und Umrechnungskurs

• Auf Wunsch automatische Umrechnung in die Zielwährung

  
  

Damit werden Unsicherheiten bei der Abrechnung vermieden, und auch internationale Geschäftsreisen lassen sich problemlos verwalten.

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Anpassbare Belegtypen für mehr Flexibilität

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Digitale Systeme erlauben es, Belegarten individuell zu definieren, beispielsweise „Hotel Inland“, „Bewirtung“ oder „Taxifahrt“. Das bringt Vorteile:

• Vordefinierte Belegarten mit automatischer Steuersatz-Vorbelegung

• Zuordnung zu spezifischen Sachkonten je Belegtyp

• Weniger Fehler bei der späteren Auswertung

  
  

Hier eine beispielhafte Tabelle typischer Belegarten:

Belegart	MwSt. (%)	Sachkonto
Hotel Inland	7	6611
Bewirtung	19	4650
Parkgebühr	0	6715
Taxifahrt	7	6621
Hotel Ausland	0	6612
Mietwagen	19	6625

Diese Flexibilität verbessert die Qualität der Buchhaltung und reduziert Rückfragen bei der Abrechnung.

Digitale Belegerfassung: Belege jederzeit griffbereit

Einmal digital erfasst, sind Belege zentral gespeichert und jederzeit von Büro, Homeoffice oder unterwegs abrufbar. Das bedeutet:

• Kein langes Suchen nach alten Quittungen mehr

• Keine Gefahr des Verlusts von Belegen

• Einfachere Vorbereitung auf Steuerprüfungen

  
  

Das sorgt für entspanntes Arbeiten bei Kontrolle und Abrechnung.

Strukturierte Buchhaltung beginnt bei der Erfassung

Je klarer und strukturierter Belege erfasst werden, desto reibungsloser laufen alle Folgeschritte. Moderne ERP-Systeme verknüpfen Beleg, Steuersatz, Belegart und Sachkonto automatisch. Vorteile:

• Alle Angaben sind sofort verfügbar

• Export in Buchhaltungssysteme funktioniert ohne Nacharbeit

• Rückfragen an Mitarbeitende werden minimiert

  
  

So entsteht eine jederzeit auskunftsfähige Buchhaltung, die schnell auf Anfragen reagiert.

Zentrale Speicherung und schnelle Suchfunktionen

Digitale Belegerfassung bedeutet mehr als Scannen: Hochwertige ERP-Systeme speichern Belege intelligent und bieten leistungsstarke Suchfunktionen, z.B.:

• Suche nach Betrag, Zeitraum oder Belegart

• Filter für steuerpflichtige und steuerfreie Belege

• Auswertung nach Projekt oder Abteilung

  
  

Sparen Sie sich die mehrfache und fehleranfällige Erfassung der gleichen Daten für Ihr Buchhaltungssystem. In Biquanda legen Sie die Sachkonten und MwSt-Sätze für Ihre individuellen Belegarten einmalig fest und exportieren anschließend alle Reisekosten mit wenigen Klicks als Excel-Datei. Das erleichtert Nachweise für Behörden und Wirtschaftsprüfer erheblich.

Beispiel: Reisekosten als Excel-Datei exportieren

Datenschutz und Sicherheit haben Priorität

Bei sensiblen Daten steht Sicherheit an erster Stelle. Professionelle ERP-Systeme verschlüsseln alle Belege nach aktuellen Standards, steuern Zugriffsrechte granular und erfüllen DSGVO sowie weitere Datenschutzvorgaben. So bleiben Buchhaltung und Unternehmen sicher.

Wie fit sind Ihre Prozesse?

Viele Unternehmen unterschätzen das Potenzial einer digitalen Spesen- und Belegverwaltung. Der Umstieg von manuellen Excel-Tabellen und Papierablage auf ein digitales ERP-System bringt:

• Weniger Verwaltungsaufwand

• Geringeres Fehlerrisiko

• Mehr Transparenz über alle Ausgaben

• Schnellere Prüfungsvorbereitung

• Höheren Komfort für Mitarbeitende

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen profitieren, da Ressourcen oft knapp sind.

Einfach digital durchstarten

Die Einführung digitaler Belegerfassung ist unkompliziert. Nach einer kurzen Einweisung sind Apps und Systeme einsatzbereit, Prozesse werden angepasst, und Mitarbeitende profitieren sofort. Intuitive Bedienung und smarte Automatisierungen sorgen für schnelle Akzeptanz.

Schon bald zeigt sich: Die Verwaltung von Spesenbelegen läuft deutlich entspannter und effizienter. Wer einmal digital arbeitet, will nie mehr zurück zu Papier und manuellen Erfassungen. Digitale Belegerfassung ist heute mehr als ein „Nice-to-have“ – sie revolutioniert die tägliche Arbeit und ebnet den Weg zu mehr Effizienz und besserer Buchhaltung.

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