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Was KI aus Ihrem Biquanda-Export herausholt
Montagmorgen, Geschäftsführung: „Läuft Projekt X eigentlich gut?”
Eine einfache Frage. Trotzdem dauert die Antwort zwei Tage. Jemand holt die Stunden aus der Zeiterfassung, jemand anderes die Rechnungen, dazu kommen die Reisekosten und die Planwerte aus einer älteren Tabelle. Am Ende steht eine Zahl, bei der keiner sicher ist, ob sie stimmt. Und sie ist veraltet, sobald sie auf dem Tisch liegt.
Dabei sind alle Daten längst da. In Biquanda ist jede Stunde, jede Rechnung und jede Planung erfasst. Es fehlt der Weg von den Daten zur Aussage.
Diese Lücke schließt ein KI-Tool überraschend gut. Sie exportieren die passenden Daten aus Biquanda, laden sie hoch und stellen Ihre Frage in normaler Sprache. Statt zwei Tagen dauert die Antwort Minuten, und Sie können gleich nachhaken: „Und woran liegt das?”. Wir zeigen fünf Beispiele, wie das aussieht.
So läuft es in der Praxis
Es sind immer dieselben vier Schritte:
Export ziehen. Wählen Sie in Biquanda den Zuschnitt, der zur Frage passt: Zeitraum, Projekte und nur die Felder, die Sie brauchen.
Prüfen, was drinsteht. Werfen Sie einen kurzen Blick in die Datei. Stimmen Zeitraum und Spalten? Eine Datei mit den falschen Daten ergibt eine perfekt formulierte falsche Antwort.
Präzise Frage stellen. Nicht „Was fällt auf?”, sondern „Welche drei Projekte liegen am weitesten über dem Stundenbudget, und in welchem Monat hat die Abweichung begonnen?”
Ergebnis gegenprüfen. Lassen Sie sich Rechenweg und Zwischensummen zeigen und vergleichen Sie eine Stichprobe mit Biquanda.
Der wichtigste Hinweis: Eine KI rechnet nicht zuverlässig im Kopf. Gute Tools werten Tabellen aus, indem sie die Berechnung tatsächlich ausführen, und das funktioniert erstaunlich gut. Wer das Tool dagegen nur „schätzen” lässt, bekommt plausibel klingende Falschzahlen. Bitten Sie deshalb immer darum, die Auswertung wirklich zu berechnen und den Weg dorthin zu zeigen.
Fünf Fragen, die sich lohnen
1. Welche Projekte laufen aus dem Budget, und warum?
Export: Monatssummen, gruppiert nach Projekt, mit Plan- und Ist-Stunden sowie Plan- und Ist-Kosten.
Prompt: „Welche Projekte liegen über dem Plan? Ab welchem Monat beginnt die Abweichung, und ist sie auf Stunden, Fremdleistungen oder Reisekosten zurückzuführen?”
Nutzen: Sie sehen nicht nur, dass ein Projekt abweicht, sondern auch, wo sich gegensteuern lässt. Das ist die Frage aus unserer Einstiegsszene.
2. Womit verdienen wir wirklich Geld?
Export: Jahres- oder Gesamtsummen mit Umsatz (Ausgangsrechnungen, interne Verrechnung) und Kosten, gruppiert nach Kunde, Projekt oder Kostenstelle.
Prompt: „Erstelle eine Rangliste nach Deckungsbeitrag. Welche Kunden oder Projekte drücken die Marge, und was haben sie gemeinsam?”
Nutzen: Der Umsatz allein sagt wenig. Die Rangliste zeigt, welche Aufträge sich tatsächlich lohnen, und die KI nennt mögliche Gründe für schwache Margen.
3. Wie viel geleistete Arbeit bleibt unabgerechnet?
Export: Zeiterfassung mit Dauer, abrechenbaren Stunden und abgerechneten Minuten, gruppiert nach Projekt.
Prompt: „Wie hoch ist die Abrechnungsquote je Projekt? Wie viele Stunden wurden erfasst, aber nicht abgerechnet, und was entspricht das in Euro?”
Nutzen: Nicht abgerechnete Stunden sind bares Geld, das niemand im Blick hat. Die Auswertung macht es sichtbar.
4. Wer zahlt wann, und was kommt in den nächsten Wochen rein?
Export: Ausgangsrechnungen als Vorgänge mit Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zahlungsziel, Zahlungswert und Zahlungsdatum.
Prompt: „Wie viele Tage nach Fälligkeit zahlt jeder Kunde im Schnitt? Welche Kunden sind regelmäßig spät, und welchen Zahlungseingang erwarte ich in den nächsten vier Wochen?”
Nutzen: Ihre Liquiditätsplanung stützt sich auf das tatsächliche Zahlungsverhalten statt auf vereinbarte Zahlungsziele.
5. Wo wird es eng, und wo ist Luft?
Export: Kapazitätsplanung (Stunden und Prozent) pro Gruppe, dazu die Ist-Zeiten.
Prompt: „Welche Gruppen sind in den nächsten drei Monaten überplant, welche haben freie Kapazität? Wie könnte man umverteilen?”
Nutzen: Sie erkennen Engpässe, bevor sie Termine gefährden, und finden Spielraum für neue Aufträge.
Der nächste Schritt: automatisch statt von Hand
Den Export müssen Sie nicht jedes Mal selbst ziehen. Für eine gespeicherte Ansicht lässt sich in Biquanda eine Download-URL aktivieren, die immer
die aktuellen Daten als Excel- oder JSON-Datei liefert. Ein Automatisierungswerkzeug kann den Link regelmäßig abrufen und eine KI auswerten lassen. So kommt zum Beispiel jeden Montag eine Zusammenfassung der Projektlage per Mail, oder es gibt eine Warnung, sobald ein Projekt vom Plan abweicht.
Wichtig: Der Link ist der Schlüssel. Wer ihn kennt, kann die Daten abrufen. Geben Sie ihn nur an freigegebene Systeme weiter.
Datenschutz und Rechte
Der Export berücksichtigt die Berechtigungen in Biquanda. Jeder bekommt nur Daten, die er auch in der Anwendung sehen darf. Für die meisten Fragen genügen Summen nach Projekt, Kunde oder Gruppe, Einzelpositionen je Mitarbeiter sind selten nötig. Nutzen Sie nur KI-Tools, die Ihr Unternehmen freigegeben hat, und klären Sie Auftragsverarbeitung und Datenspeicherung vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Fazit
Biquanda liefert die Daten in der Granularität, die Sie brauchen. Das KI-Tool findet darin Muster, Ausreißer und Trends. Beginnen Sie mit der Frage, die Sie schon lange beantworten wollten, und speichern Sie die passende Exportansicht, damit der nächste Durchlauf nur noch einen Klick braucht.
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