Automatischer Rechnungseingang in Biquanda

Ein effizienter Rechnungseingangsprozess ist entscheidend, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und Finanzprozesse im Unternehmen transparent zu gestalten. Mit Biquanda lassen sich eingehende Rechnungen vollständig digitalisieren und automatisieren.

Automatischer Rechnungseingang – zentral und digital

Mit Biquanda wird der gesamte Rechnungseingang an einem zentralen Ort gebündelt. Grundlage dafür ist eine dedizierte E-Mail-Adresse, die ausschließlich für den Empfang von Rechnungen genutzt wird.

So funktioniert es:

• In Biquanda wird eine eigene E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen eingerichtet

• Das System prüft dieses Postfach regelmäßig auf eingehende E-Mails

• Eingehende E-Mails werden erkannt, gescannt und in den Automatischen Rechnungseingang importiert

Vorteile:

• Zentrale Sammelstelle für alle Rechnungen

• Sofortige Weiterverarbeitung ohne manuelles Eingreifen

Unterstützung moderner Rechnungsformate

Biquanda verarbeitet sowohl klassische PDF-Rechnungen als auch strukturierte E-Rechnungen und sorgt so für maximale Flexibilität.

Unterscheidung:

• PDF-Rechnungen werden per KI-Erkennung automatisch ausgelesen (bei aktivierten KI-Features)

• E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung und E-Rechnungen nach EN16931 werden standardkonform eingelesen und validiert

Vorteile:

• Unterstützung aller gängigen Rechnungsformate

• Automatische Datenextraktion ohne manuelle Eingabe

• Zukunftssicherheit durch E-Rechnungsstandards

Intelligente Prüfungen und Validierungen

Biquanda überprüft jede eingehende Rechnung automatisch auf Plausibilität und Korrektheit, bevor sie verarbeitet wird.

Step-by-Step:

• Validierung der Rechnung gegen relevante Standards

• Prüfung gegen eingepflegte Stammdaten wie Gesellschaft und Empfänger

• Abgleich mit den eigenen Unternehmensdaten

• Automatischer Import bei fehlerfreien Rechnungen

• Ablage in der Importprüfung bei Unstimmigkeiten mit einfacher manueller Nachbearbeitung

Vorteile:

• Reduzierung von Fehlern und fehlerhaften Buchungen

• Früherkennung von Unstimmigkeiten

• Hohe Datenqualität durch automatische Prüfmechanismen

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Transparente Importprüfung und Nachbearbeitung

Nicht jede Rechnung ist fehlerfrei – deshalb bietet Biquanda eine strukturierte Importprüfung für auffällige Dokumente.

Nutzen:

• Klare Übersicht aller zu prüfenden Rechnungen

• Einfache manuelle Korrektur direkt im System

• Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Entscheidungen

Workflow-gesteuerte Weiterverarbeitung

Nach erfolgreichem Import können Rechnungen nahtlos in bestehende Freigabe- und Buchhaltungsprozesse integriert werden.

Funktionen:

• Automatische Weiterleitung an zuständige Personen oder Abteilungen

• Integration in bestehende Workflows und Freigabeprozesse

• Übergabe an die Buchhaltung für die weitere Verarbeitung

Weitere Vorteile des Automatischen Rechnungseingangs

• Deutliche Zeitersparnis durch Wegfall manueller Erfassung

• Entlastung der Buchhaltung von Routineaufgaben

• Schnellere Durchlaufzeiten bei Rechnungen

• Revisionssichere und nachvollziehbare Prozesse

• Skalierbar bei steigenden Rechnungsvolumen

• Verbesserte Transparenz über alle Eingangsrechnungen

• Unterstützung gesetzlicher Anforderungen im Bereich E-Rechnung

Fazit

Mit dem Automatischen Rechnungseingang in Biquanda wird der gesamte Prozess rund um eingehende Rechnungen effizient, sicher und digital gestaltet. Unternehmen profitieren von weniger manuellem Aufwand, höherer Datenqualität und klar strukturierten Abläufen.

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