Mobiles Arbeiten: ERP unterstützt Remote- und hybride Arbeitsmodelle

Mobiles Arbeiten ist längst kein Ausnahmefall mehr, sondern für viele Unternehmen zur tragenden Säule ihres Arbeitsalltags geworden. Zwischen Homeoffice, flexiblen Arbeitsplätzen und Reiseeinsätzen sind Anforderungen an Arbeitsprozesse rasant gewachsen. Die moderne Arbeitswelt stellt neue Erwartungen an Geschwindigkeit, Flexibilität und Zugänglichkeit von Informationen – unabhängig davon, wo sich Mitarbeiter gerade befinden.

Hier nimmt das ERP-System im Homeoffice einen besonderen Stellenwert ein. Denn es verbindet nicht nur Kernprozesse digital, sondern macht sie überall verfügbar und sorgt dafür, dass selbst geografisch verteilte Teams reibungslos funktionieren können.

Hybride Arbeitsmodelle: Ein Blick auf die Realität

Bereits vor einigen Jahren galt die Anwesenheit im Büro als unverzichtbar. Doch inzwischen zeigt sich: Arbeit ist längst nicht mehr ortsgebunden. Firmen setzen gezielt auf hybride Modelle. Sie kombinieren feste Tage im Büro mit Homeoffice, schaffen Shared-Desk-Konzepte und ermöglichen das Arbeiten von unterwegs.

Typische hybride Arbeitsmodelle:

• 50/50-Modell: Zwei bis drei Tage im Homeoffice, Rest im Büro

• Remote-First: Vorrangig mobiles Arbeiten, Büro als Begegnungsraum

• Freie Wahl: Mitarbeitende entscheiden täglich selbst über ihren Arbeitsort

Hybride Modelle fördern Eigenverantwortung und Lebensqualität, indem sie den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Auswahl ihres Arbeitsortes bieten. Gleichzeitig erfordern sie einen lückenlosen digitalen Informationsfluss und die nahtlose Zusammenarbeit – unabhängig von Arbeitsort und Endgerät.

Warum traditionelle Systeme an ihre Grenzen kommen

Viele Unternehmen verlassen sich noch auf klassische Systeme, die für stationäre Nutzung konzipiert wurden. Routinen wie Zeiterfassung, Genehmigungsabläufe oder Reisekostenabrechnung geraten ins Stocken, sobald Mitarbeitende nicht in der Unternehmenszentrale sitzen.

Dem steht die Erwartung nach Flexibilität und Echtzeit-Verfügbarkeit entgegen. Was nützt die beste Richtlinie zu Homeoffice-Rechten, wenn Prozesse nur am lokalen PC funktionieren? An dieser Stelle setzen moderne ERP-Systeme an.

Rolle moderner ERP-Systeme in hybriden Arbeitsmodellen

ERP-Systeme sind längst nicht mehr nur Datenbanken im Hintergrund. Sie bilden digitale Workflows ab, verbinden unterschiedliche Abteilungen und erlauben, Arbeitsprozesse so zu gestalten, dass sie überall greifen.

Drei zentrale Funktionen machen sie zum Motor für mobiles Arbeiten:

• Cloud-basierter Zugriff: Informationen und Funktionen sind ortsunabhängig über das Internet verfügbar.

• Rollenbasierte Rechtevergabe: Zugriff erfolgt zielgenau, je nach Aufgabenbereich der Mitarbeitenden.

• Mobiltaugliche Oberflächen und Workflows: Anwendungen passen sich Smartphone oder Tablet an.

Ein modernes ERP bringt diese Funktionen zusammen und schafft so die Grundlage für echtes hybrides Arbeiten.

Typische Workflows auf der Überholspur

Digitale Transformation zeigt sich am deutlichsten im Alltag von Teams. Über folgende Workflows können hybride und mobile Teams heute ohne Zeitverlust arbeiten:

Zeiterfassung – direkt vom Smartphone

Die klassische Stechuhr war gestern. Heute startet die Projektzeiterfassung am Handy: Morgens im Homeoffice einloggen, Pausen und Aufgaben per App dokumentieren und den Tag abschließen, egal von welchem Ort.

• Automatische Synchronisation mit Projektdaten im ERP

• Übersichtliche Tages- und Wochenansichten

• Benachrichtigungen bei fehlenden Einträgen

Beispiel: Biquanda-App auf dem Smartphone.

Reisekosten – von unterwegs erfassen

Unterwegs im Zug schnell den Beleg fotografieren und hochladen: Die Reisekostenabrechnung greift auf das ERP-System zu. Mitarbeitende reichen Ausgaben ein, das System ordnet Kostenstellen zu und markiert alles als prüfbereit – ganz ohne Papier.

• Scan-Funktion für Belege via Kamera

• Automatische Umrechnung von Fremdwährungen

• Abgleich mit Reiserichtlinien in Echtzeit

  
  

Genehmigungen im Web freigeben

Führungskräfte, die zwischen Terminen pendeln, können Genehmigungen direkt aus der ERP-Weboberfläche erteilen, was das mobiles Arbeiten erleichtert. Ob Urlaubsantrag, Einkauf oder Projektbudget: Mit wenigen Klicks läuft der Workflow weiter.

Vorteile:

• Dezentrale Entscheidungskompetenz, ohne Verzögerung

• Übersichtliche Darstellung offener Freigaben

• Vermeidung von Prozessstaus bei Abwesenheiten

Übersicht: ERP-Funktionen im hybriden Arbeitsalltag

Funktion	Beschreibung	Typische Nutzungsszenarien
Cloud-Zugriff	Zugang jederzeit und überall möglich	Homeoffice, Außendienst, Reisen
Rollenbasierte Rechte	Unterschiedliche Zugriffslevel für Mitarbeitende	Datenschutz, Compliance
Mobile Zeiterfassung	Zeiterfassung per App oder Webbrowser	Flexibles Arbeitszeitmodell
Digitale Workflows	Automatisierte Freigabe- und Genehmigungsabläufe	Urlaubsplanung, Beschaffung
Integration von Belegen	Mobiles Scannen und Hochladen von Dokumenten	Reisekosten, Rechnungsprüfung
SSO und Sicherheit	Zentraler Login und verschlüsselte Übertragung	Schutz sensibler Mitarbeiterdaten

Datensicherheit und Zugriffskontrolle im Fokus

Wenn Informationen jederzeit und überall verfügbar sind, spielt IT-Sicherheit eine übergeordnete Rolle. Besonders hybrides Arbeiten fordert Lösungen, die Schutz und Flexibilität vereinen.

Single Sign-On (SSO)

Ein zentrales Login genügt. SSO reduziert Passwörter und vereinfacht Nutzerverwaltung, während gleichzeitig Sicherheitsstandards hoch gehalten werden. Mitarbeitende können mit ihren bekannten Unternehmensdaten ins ERP einsteigen, unabhängig vom Gerät.

Verschlüsselte Übertragung

Sensible Daten wie Lohnabrechnungen, Verträge oder Kennzahlen werden zwischen Endgerät und ERP grundsätzlich verschlüsselt. Hier kommt beispielsweise TLS-Technologie zum Einsatz, vergleichbar mit dem Maßstab beim Online-Banking.

Hosting in zertifizierten Rechenzentren

Viele Anbieter setzen auf Rechenzentren mit ISO-Zertifizierungen, die strenge Datenschutzregelungen erfüllen. Das Hosting kann in Deutschland oder Europa erfolgen, um Vorschriften wie die DSGVO einzuhalten.

Wichtige Sicherheitsmerkmale im Überblick:

• Multi-Faktor-Authentifizierung als zusätzliche Absicherung

• Lokalisierung der Server-Standorte, oft wählbar für Kunden

• Protokollierung aller Zugriffe und Bearbeitungen für Nachvollziehbarkeit

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Zustimmung der Mitarbeitenden als Schlüssel

Die technische Grundlage ist nur ein Teil des Erfolgs. Das mobile Arbeiten mit ERP-Systemen lebt davon, dass Mitarbeiter die Tools akzeptieren, verstehen und anwenden. Nur so kann beispielsweise eine Projektzeiterfassung via Smartphone reibungslos funktionieren.

Klare, einfach zu bedienende Oberflächen und verständliche Workflows sind entscheidend. Schulen Unternehmen ihr Team, unterstützen bei der Umstellung und setzen auf Feedback, steigt die Akzeptanz messbar an.

Ein Gewinn für Unternehmen und Beschäftigte

Hybride Arbeitsmodelle mit Unterstützung moderner ERP-Systeme bringen Vorteile für beide Seiten. Unternehmen sichern sich Planungssicherheit und Compliance, Mitarbeitende genießen Bewegungsfreiheit und mehr Work-Life-Balance.

Gerade für die Personalabteilung und das Controlling ergeben sich neue Möglichkeiten:

• Automatisierte Berichte, um den Überblick über Projektzeiten und Kosten zu behalten

• Bessere Planung durch tagesaktuelle Personaleinsatzdaten

• Weniger manuelle Nachbearbeitung und Rückfragen

  
  

Die Effizienzgewinne lassen sich anhand konkreter Kennzahlen belegen, etwa bei der Verkürzung von Bearbeitungszeiten oder der Reduzierung papierbasierter Prozesse.

Herausforderungen und Chancen für die Zukunft

Mit steigender Mobilität wachsen auch die Erwartungen: ERP-Lösungen müssen flexibel bleiben und stetig an neue Arbeitsmodelle angepasst werden. Das bedeutet etwa die laufende Weiterentwicklung mobiler Funktionen und Schnittstellen zu speziellen Branchenanwendungen. Hier können Unternehmen durch Auswahl skalierbarer Systeme reagieren und ihre Prozesse zukunftssicher gestalten.

Mut zur Veränderung, die Bereitschaft, ausgetretene Pfade zu verlassen, sowie ein klarer Fokus auf Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit – all das bestimmt, wie erfolgreich Mitarbeiter und Unternehmen von modernen ERP-Systemen profitieren. Die Arbeit der Zukunft bleibt abwechslungsreich, vernetzt und mobil – mit digitalen Werkzeugen, die unterstützen, statt zu beschränken.

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