KI im ERP-System: Mehr Effizienz durch smarte Automatisierung

KI-Unterstützung hat längst ihren Weg in die Unternehmensprozesse deutscher Mittelständler und Großunternehmen gefunden. Besonders in ERP-Systemen, dem digitalen Rückgrat eines jeden Betriebs, eröffnet künstliche Intelligenz ungeahnte Möglichkeiten. Wer sein ERP fit für die Zukunft machen will, greift gezielt auf neue KI-Anwendungen zurück, die weit mehr bieten als Automatisierung von Routinearbeiten.

Warum KI im ERP-System nicht mehr nur ein "Nice-to-have" ist, sondern eine entscheidende Stellschraube für Produktivität und Wertschöpfung, zeigt ein Blick auf aktuelle Praxisbeispiele und neue Funktionen.

Intelligente Chatbots: Mehr als nur Support

Die Online-Hilfe eines ERP-Systems ist häufig ein umfangreicher Wissensspeicher, aber in den seltensten Fällen besonders benutzerfreundlich. Genau hier setzen moderne Chatbots mit Künstlicher Intelligenz (KI) an.

Ein Anwender gibt seine Frage direkt ins System ein – nicht selten sind es recht komplexe Anliegen aus der Buchhaltung, Projektverwaltung oder dem Controlling. Statt irreführender Links oder endloser FAQ-Suchen liefert der KI-Chatbot nicht nur eine konkrete, verständliche Antwort, sondern verweist auch auf die relevanten Abschnitte der Online-Hilfe. Das verkürzt die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende, reduziert Fehlerquellen und unterstützt gleichzeitig den Wissenstransfer im Unternehmen.

Vorteile auf einen Blick:

• Präzise Beantwortung auch komplexer Fragen

• Kontextbezogene Links direkt zur passenden Hilfeseite

• Automatisch generierte Vorschläge mit Verlinkungen zu ähnlichen Themen

• Integration ins bestehende ERP-Ökosystem

• Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation der Antworten und Quellen

  
  

Viele Unternehmen berichten nach der Einführung solcher KI-basierten Assistenten von einer deutlich gestiegenen Nutzerzufriedenheit und einer Reduktion der Support-Anfragen an die interne IT.

Automatische Kostenarten-Erkennung bei Eingangsrechnungen

Die Buchhaltung ist für viele Betriebe ein Paradebeispiel für wiederkehrende Aufgaben. KI verändert hier grundlegend, wie Eingangsrechnungen verarbeitet werden.

Ein klassisches Szenario: Eine neue Rechnung trifft digital ein. Die KI liest nicht nur die relevanten Beleginformationen – wie Anbieter, Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer – sondern analysiert außerdem die Bezeichnung der Leistung. So erkennt sie etwa: Handelt es sich um eine Fremdleistung, einen Einkauf von Büroausstattung oder um Reparaturdienstleistungen? Die Kostenart wird automatisch zugeordnet, ohne dass der Mitarbeitende aufwendig konfigurieren oder nachschlagen muss.

Neben der Zeitersparnis sinkt vor allem das Fehlerpotenzial erheblich. Da die KI ständig weiterlernt und ihre Zuordnungen mit jeder neuen Rechnung verfeinert, wird die Genauigkeit kontinuierlich erhöht.

Reisekostenerfassung: Weniger Papier, mehr Präzision

Gerade bei der Reisekostenerfassung profitieren Unternehmen in beeindruckender Weise von intelligenten Automatisierungen innerhalb ihrer ERP-Systeme. Statt manuell jede Hotelrechnung, jeden Tankbeleg oder jede Bahnfahrkarte einzeln ins System zu übertragen, genügt ein einziger Schritt: Beleg scannen und hochladen.

Die KI erkennt automatisch die Art des Belegs (zum Beispiel: Hotel, Restaurant, Transport), extrahiert den richtigen Betrag inklusive der Mehrwertsteuer und ordnet alles sofort der richtigen Kostenstelle im ERP zu. Einzelne Buchungen, die früher mühsam manuell zugeordnet werden mussten, erledigt das System in Sekunden.

Typische Erleichterungen bei der Reisekostenerfassung durch KI:

• Automatisches Auslesen und Zuordnen von Belegart und Betrag

• Differenzierte Mehrwertsteuer-Berechnung je nach Beleg

• Übernahme von Rechnungsdetails in die Kostenarten des ERP-Systems

• Weniger Fehler und Rückfragen bei der Kontrolle

  
  

Der gesamte Ablauf gewinnt an Effizienz und gibt Mitarbeitenden wertvolle Zeit für Produktivarbeit zurück. Statt Papierbelege zu sammeln oder Anhänge per E-Mail zu versenden, genügt die App oder ein Scan – die KI erledigt den Rest.

Beispiel: Automatische Belegerkennung in Biquanda

Von der Belegerkennung zum nahtlosen Workflow

Nicht nur bei der Bearbeitung, sondern bereits bei der Erfassung digitaler Dokumente zeigt sich, wie umfassend KI-gestützte ERPs heute unterstützen. Ob eine Rechnung direkt im System hochgeladen oder per App unterwegs abfotografiert wird: Die intelligenten Algorithmen identifizieren nicht nur den korrekten Dokumententyp, sondern führen alle relevanten Extrahierungen und Erfassungen eigenständig durch.

Wer bislang monateweise alte Papierbelege abheften und nachträglich erfassen musste, profitiert enorm: Die Digitalisierung und Automatisierung mit KI macht althergebrachte, analoge Prozesse endgültig überflüssig.

Es ergibt sich ein durchgehender Workflow ohne Medienbrüche – sobald ein Dokument im System ist, wird es automatisch verarbeitet, geprüft und eingeordnet.

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Chancen für Unternehmen aller Größen

Unabhängig davon, ob ein kleiner Mittelständler oder ein internationaler Konzern – der Einsatz von KI im ERP bietet allen Unternehmen unmittelbare Vorteile. Während große Konzerne vor allem von Skaleneffekten profitieren, können Mittelständler flexibler und schneller auf neue Anforderungen reagieren, ohne ihre Buchhaltung und IT übermäßig aufzublähen.

Mit den richtigen KI-Tools lassen sich Ressourcen langfristig optimal einsetzen. Speziell in Zeiten wachsender Fachkräftelücken und steigendem Wettbewerbsdruck spielt Effizienz eine tragende Rolle.

Überblick: Kernfunktionen von KI im ERP

Zur besseren Orientierung hier eine tabellarische Übersicht zentraler KI-Funktionen, wie sie in modernen ERP-Systemen vorzufinden sind:

Funktion	Beschreibung	Potenzieller Nutzen
Chatbot-Unterstützung	Beantwortung von Nutzerfragen zur Bedienung und Prozessen	Schnellere Einarbeitung, weniger Helpdesk-Bedarf
Kostenartenerkennung	Automatische Zuordnung von Kostenarten auf Belegen	Reduzierte Fehler, Zeitersparnis
Belegart-Auslese	Unterscheidung verschiedene Belegarten & MwSt-Berechnung	Weniger manuelle Korrektur

Das Angebot wird kontinuierlich ausgebaut – in Zukunft werden weitere nützliche Funktionen hinzukommen.

Datenschutz und Compliance

Wo Daten analysiert und verarbeitet werden, spielt der Schutz sensibler Informationen eine zentrale Rolle. ERP-Anbieter achten verstärkt darauf, dass die eingesetzten KI-Module den europäischen Datenschutzanforderungen entsprechen, besonders der DSGVO.

Zugriffsrechte und verschlüsselte Übertragung stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Daten haben und keine sensiblen Informationen ungeschützt bleiben.

Zudem bieten viele Systeme transparente Protokollierungsfunktionen. Jede durch die KI getroffene Entscheidung oder Zuordnung wird nachvollziehbar gespeichert. Compliance-Anforderungen lassen sich so effizient erfüllen.

Blick in die Praxis

Bereits heute berichten zahlreiche Unternehmen von spürbaren Verbesserungen durch intelligente ERP-Systeme. Besonders geschätzt werden:

• die enorme Zeitersparnis im Rechnungswesen,

• die Reduktion von Fehlern in der Kostenarten- oder Mehrwertsteuerzuordnung,

• die höhere Transparenz über Geschäftsabläufe.

Mit wachsender Erfahrung und Akzeptanz im Team wächst nicht nur die technische Reife, sondern auch die Begeisterung für moderne, effiziente Arbeitsweisen. Die nächsten Innovationsschritte stehen schon bereit – immer mit dem Ziel: Weniger Aufwand. Mehr Fokus auf das, was Unternehmen wirklich voranbringt.

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