ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumente effizienter und sicherer zu archivieren. Elektronische Archivierung spart Platz, Zeit und Ressourcen, während sie gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Anforderungen an die digitale Archivierung
Die digitale Archivierung muss verschiedenen Anforderungen gerecht werden, um rechtlichen und betrieblichen Vorgaben zu entsprechen. Dazu zählen die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO, die Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Authentizität der Daten, sowie die Gewährleistung des jederzeitigen Zugriffs und der Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum der Datenspeicherung. Sämtliche digitalen Dokumente müssen außerdem revisionssicher gespeichert werden, was bedeutet, dass jede Änderung protokolliert und unbefugter Zugriff verhindert werden muss.
Rechtliche Grundlagen
Die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung sind vielfältig und müssen unbedingt eingehalten werden, um Strafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Seit 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) in Kraft.
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente nachträglich nicht verändert werden dürfen.
Besonders wichtig sind die Unveränderbarkeit der Dokumente und die Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit aller Daten. Hierbei spielen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eine wichtige Rolle, da sie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen unterstützen.
GoBD-Richtlinien
Die GoBD sind ein wesentlicher Bestandteil der gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung in Deutschland. Aber was genau versteht man darunter?
Seit 2015 legen die GoBD die Rahmenbedingungen für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form fest. Die Einhaltung dieser Richtlinien ist für Unternehmen unerlässlich.
Unter GoBD-Richtlinien versteht man die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten, die von der Finanzverwaltung festgelegt wurden. Diese Richtlinien gewährleisten, dass Dokumente revisionssicher und nachvollziehbar sind.
Zu den zentralen Anforderungen der GoBD gehören unter anderem die Nachvollziehbarkeit, die Nachprüfbarkeit, die Richtigkeit, die Vollständigkeit und die zeitgerechte Erfassung von Geschäftsdaten. Wichtig ist auch die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente.
Durch die Einhaltung der GoBD-Richtlinien wird sichergestellt, dass Unternehmen bei Steuerprüfungen oder anderen Kontrolle jederzeit rechtssicher agieren können.
DSGVO-Anforderungen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt spezifische Anforderungen an die digitale Archivierung, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Einwilligung: Personen müssen aktiv der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen.
Datensicherheit: Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden.
Recht auf Vergessenwerden: Personen haben das Recht auf Löschung ihrer Daten, wenn diese nicht mehr benötigt werden und keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Transparenz: Betroffene müssen darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert und verarbeitet werden.
Zugriffsrechte: Nur autorisierte Personen dürfen Zugang zu personenbezogenen Daten haben.
Datenminimierung: Es dürfen nur notwendige Daten erhoben und gespeichert werden.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle archivierten Dokumente den DSGVO-Vorschriften entsprechen. Dies erfordert oft eine enge Zusammenarbeit mit IT- und Rechtsexperten, um eine vollständige Compliance zu gewährleisten.
Technische Umsetzung
Die technische Umsetzung einer gesetzeskonformen digitalen Archivierung erfordert den Einsatz moderner Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme, die den GoBD-Richtlinien entsprechen. Hierzu gehört die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerungen und automatische Backups, um die Integrität und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.
Zusätzlich sollten Systeme regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, um den neuesten Sicherheitsstandards zu entsprechen und mögliche Schwachstellen zu minimieren.
Dokumentenmanagementsysteme
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die strukturierte Verwaltung und Speicherung von Dokumenten. Aber was macht es so unverzichtbar für Unternehmen?
DMS sind in vielen Branchen unverzichtbar geworden, da sie die Effizienz steigern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen. Mit einem DMS können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse digitalisieren.
Durch die Verwendung eines DMS wird die Suche nach Dokumenten beschleunigt und der Zugriff erleichtert. Dies erhöht die Produktivität und reduziert den Zeitaufwand für administrative Aufgaben erheblich.
Moderne DMS bieten auch erweiterte Funktionen wie Workflow-Management und integrierte Sicherheitstools, die den Datenschutz und die Datensicherheit gewährleisten. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf die DSGVO.
Ein DMS ist daher nicht nur ein technisches Hilfsmittel, sondern ein strategisches Werkzeug. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Effizienz zu steigern und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Moderne ERP-Systeme eignen sich hervorragend als Dokumentenmanagementsystem.
Sicherheit und Zugriffskontrollen
Sicherheits- und Zugriffskontrollen sind essenziell, um die Integrität und Vertraulichkeit archivierter Daten zu gewährleisten.
Verschlüsselung: Wichtige Daten sollten mit starken Verschlüsselungsalgorithmen geschützt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Zugriffskontrollen: Implementierung von rollenbasierten Zugriffskontrollen, damit nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben.
Protokollierung: Alle Zugriffe und Änderungen an den archivierten Daten müssen lückenlos protokolliert werden.
Authentifizierung: Einsatz von Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA), um die Sicherheit bei der Anmeldung zu erhöhen.
Datensicherung: Regelmäßige Backups sind notwendig, um Datenverlust durch physische oder technische Störungen zu vermeiden. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass Unternehmensdaten vor Missbrauch und Verlust geschützt werden.Strikte Sicherheitsprotokolle sind zwingend notwendig, um Compliance und Datenschutzvorschriften zu erfüllen. Sicherheitsprüfungen und Aktualisierungen des Systems sollten regelmäßig durchgeführt werden, um den Schutz dauerhaft zu gewährleisten.
Langzeitarchivierung
Die Langzeitarchivierung dient dazu, Dokumente und Daten für lange Zeiträume sicher aufzubewahren und zugänglich zu halten.
Um dies zu gewährleisten, sind spezifische Prozesse und Technologien erforderlich, die die langfristige Speicherung und die sichere Migration auf neue Medien und Formate ermöglichen. Dabei müssen auch Aspekte wie Datenintegrität, Lesbarkeit und Verfügbarkeit der Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum berücksichtigt werden.
Ein wesentlicher Faktor ist die regelmäßige Überprüfung der Archivbestände, um sicherzustellen, dass diese noch intakt und lesbar sind. Die Nutzung spezieller Archivformate und -systeme trägt dazu bei, dass archivierte Daten auch in Zukunft problemlos genutzt werden können.
Zusätzlich sollte eine umfassende Dokumentation erstellt werden, die sämtliche Archivierungsprozesse transparent macht und Prüfungen durch externe Stellen standhält. Dies ist entscheidend, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien langfristig zu sichern.
Vorteile der digitalen Archivierung
Durch die digitale Archivierung können Unternehmen erheblich Platz sowie Kosten für physische Lagerung einsparen und gleichzeitig die Effizienz der Dokumentenverwaltung verbessern. Digitalisierung reduziert zudem den Papierverbrauch, was umweltfreundlicher ist.
Neben der Platzersparnis ermöglicht sie einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf Dokumente, was die Arbeitsprozesse optimiert und die Reaktionsfähigkeit erhöht.
Platzersparnis
Die digitale Archivierung reduziert den Bedarf an physischem Lagerraum erheblich.
Archive: Digitale Dokumente ersetzen Aktenordner und Archivräume.
Büroflächen: Mehr Raum für Arbeitsplätze statt für physische Akten.
Kostenreduktion: Wegfall von Mietkosten und Wartungskosten für Lagerräume.
Mobiler Zugriff: Speicherkapazitäten auf Servern oder in der Cloud.
Nachhaltigkeit: Weniger Materialverbrauch und geringerer ökologischer Fußabdruck.
Unternehmen profitieren von mehr Platz und verringerten Lagerkosten. Digitale Dokumente benötigen keinen physischen Speicherplatz mehr, was Platz spart. Eine effizientere Nutzung vorhandener Büroräume wird durch die Reduktion physischer Dokumentenspeicher möglich.
Schnellere Zugriffszeiten
Digitale Archivierungssysteme ermöglichen einen schnellen und effizienten Zugriff auf Dokumente.
Suchfunktionen: Verwenden Sie Schlagwortsuche und Filter, um Dokumente sekundenschnell zu finden.
Automatisierte Indexierung: Dokumente werden automatisch indiziert und kategorisiert, was die Auffindbarkeit verbessert.
Zentralisierte Datenhaltung: Alle Dokumente sind an einem Ort gebündelt und leicht zugänglich.
Benutzerfreundliche Schnittstellen: Intuitive Oberflächen erleichtern den Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten.
Sofortige Verfügbarkeit: Dokumente können ohne zeitliche Verzögerung bereitgestellt und verwendet werden. Diese Zeitersparnis optimiert Arbeitsabläufe und erhöht die Produktivität. Ein schneller Zugriff auf Informationen, wie sie durch eine effiziente und papierlose Dokumentenarchivierung ermöglicht wird, unterstützt eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung. Mitarbeiter können Anfragen effizienter bearbeiten, was die Gesamtperformance des Unternehmens verbessert.
Kosteneffizienz
Eine der größten Vorteile der digitalen Archivierung ist die Kosteneffizienz, die sie mit sich bringt. Dies umfasst sowohl direkte als auch indirekte Einsparungen. Zum einen reduzieren elektronische Systeme den Bedarf an physischem Lagerraum. Aktenordner, Archivräume oder externe Archivdienstleister werden überflüssig. Zudem senken digitale Lösungen die Ausgaben für Druck- und Kopiermaterial. Papier, Tinte und Geräte zur Dokumentenerstellung entfallen weitgehend.
Die Automatisierung von Prozessen wie Indexierung und Datenrückgewinnung minimiert den manuellen Arbeitsaufwand. Mitarbeiter können ihre Zeit effektiver nutzen. Auch die Kosten für die physische Sicherung von Dokumenten durch Klimakontrollen und Zugangsbeschränkungen verringern sich erheblich. Elektronische Sicherheitssysteme schaffen dies effizienter.
Nicht zuletzt profitieren Unternehmen von geringeren Verwaltungskosten und einem minimierten Risiko von Datenverlusten. Dies führt zu einer nachhaltigeren und sichereren Datenverwaltung.
Praktische Tipps zur Implementierung
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten gesetzlichen Vorschriften sowie branchenspezifische Anforderungen vor der Implementierung umfassend geprüft werden. Dies ist essenziell, um sicherzustellen, dass Ihre digitale Archivierungslösung von Anfang an konform ist.
Involvieren Sie alle relevanten Abteilungen frühzeitig in den Planungsprozess. Dies erhöht die Akzeptanz und sorgt für eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe. Achten Sie darauf, dass die Schulungen umfassend und fortlaufend stattfinden, um die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen.
Schulung der Mitarbeiter
Die Schulung der Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor, damit eine gesetzeskonforme digitale Archivierung erfolgreich umgesetzt werden kann. Es ist essentiell, dass alle beteiligten Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und anwenden können.
Um dies zu gewährleisten, sollten regelmäßige Schulungen angeboten werden. Diese Schulungen müssen auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und der verschiedenen Abteilungen abgestimmt sein.
Dabei sollte besonderes Augenmerk auf die Bedienung der eingesetzten Archivierungssoftware gelegt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Archivierung korrekt und revisionssicher erfolgt.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen. Mitarbeiter müssen wissen, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen und welche Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen sind.
Zusätzlich zu den Schulungen ist es sinnvoll, Handbücher und Leitfäden zur Verfügung zu stellen. Diese können als Nachschlagewerke dienen und helfen, Unsicherheiten im Arbeitsalltag zu klären.
Abschließend, sollte der Schulungserfolg regelmäßig evaluiert und Schulungsinhalte bei Bedarf angepasst werden. Auf diese Weise bleiben die Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand und das Unternehmen erfüllt dauerhaft seine Compliance-Verpflichtungen.
Regelmäßige Compliance-Überprüfung
Eine regelmäßige Compliance-Überprüfung ist essenziell, um sicherzustellen, dass Unternehmen kontinuierlich alle rechtlichen Anforderungen einhalten. Dadurch können potenzielle Risiken frühzeitig identifiziert und behoben werden.
Hierbei ist es wichtig, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen, der sowohl interne als auch externe Audits umfasst. Ein proaktiver Überprüfungszyklus hilft dabei, Schwachstellen zu entdecken und notwendige Verbesserungen einzuleiten.
Darüber hinaus sollte die Compliance-Überprüfung Dokumentationen und Belegnachweise beinhalten, um Transparent und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Ein umfassender Compliance-Plan, der regelmäßig aktualisiert wird, bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Bestandsaufnahme und kontinuierliche Optimierung. Nutzen Sie dabei auch technologiegestützte Lösungen, um den Prozess zu erleichtern.
Auswahl der richtigen Software
Bei der Auswahl der richtigen Software für die gesetzeskonforme digitale Archivierung sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Je nach Umfang und Komplexität der abzulegenden Dokumente kann die geeignete Software stark variieren.
Zunächst sollten Unternehmen prüfen, ob die Software die Anforderungen der GoBD und anderer relevanter Gesetze erfüllt. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Lösung benutzerfreundlich und leicht in bestehende IT-Infrastrukturen integrierbar ist.
Ein weiterer Aspekt ist die Skalierbarkeit der Software, um zukünftige Anforderungen und Datenmengen bewältigen zu können.
Warum ein ERP-System besonders geeignet ist
Ein ERP-System kann die digitale Archivierung und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erheblich erleichtern. Durch die nahtlose Integration von Geschäftsprozessen und Datenströmen ermöglicht ein ERP-System eine zentrale Verwaltung aller relevanten Dokumente und Informationen.
Diese Zentralisierung sorgt dafür, dass Daten konsistent und aktuell bleiben, was die Nachvollziehbarkeit und die Revisionssicherheit verbessert. Darüber hinaus erleichtern ERP-Systeme die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen wie der GoBD, da sie Funktionen zur Unveränderbarkeit und sicheren Speicherung bereitstellen. Insgesamt bietet ein ERP-System eine umfassende Lösung, um die Effizienz und Compliance in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu steigern.
Außerdem lassen sich zu archivierende Dokumente wie Ausgangsrechnungen mit ERP-Systemen oft automatisch erstellen. Dies ermöglicht ein effizienteres Arbeiten mit Rechnungen, da keine Rechnungen zwischen verschiedenen Softwares exportiert und importiert werden müssen. Die Rechnung verbleibt die ganze Zeit im ERP-System, von der Erstellung zur automatisierten Kundenüberstellung und schlussendlich zur Archivierung.
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